СЛУЖБА ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ОРГАН УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ (НА ПРИМЕРЕ ОТДЕЛА ЗАГС ПРИКУБАНСКОГО ВНУТРИГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОДА КРАСНОДАРА УПРАВЛЕНИЯ ЗАГС КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ) / Курсовая работа / 46.03.02 Документоведение и архивоведение

Управление документами – это циклический процесс, такой же, как и любая работа. Когда говорят, что учреждение функционирует, имеют в виду, что выполняются какие-то определенные действия, необходимые и достаточные для поддержания её жизнедеятельности. Документы одновременно являются свидетельствами деловой деятельности и информационными активами. Они отличаются от других информационных ресурсов на основании их доказательной роли при совершении деловых операций и их опоры на метаданные, которые используются для определения и сохранности контекста, а также применения соответствующих правил по управлению документы [1].

Актуальность темы исследования определяется тем, что орган управления документами - это ключевой компонент любого учреждения. Орган управления документами является главенствующим, обеспечивающим всю совокупность работы с документами в учреждении. Если представить учреждение, как часовой механизм, то орган управления документами будет являться связующим звеном, обеспечивающий бесперебойную работу шестерёнок (структурных подразделений) и их взаимодействие между собой, во многом от работы этого «часового механизма» зависит и верность принятых управленческих решений руководителем.

 Исходя из вышеизложенного, сформулирована цель и задачи курсовой работы. 

Цель работы состоит в том, чтобы ответить на вопрос о том, как построен орган управления документами в учреждениях, какова ее структура.

Для осуществления заданной цели необходимо решить следующие задачи:

1) рассмотреть теоретические аспекты службы документооборота и делопроизводства органа управления документами;

2) рассмотреть организацию управления документами в учреждении отдел ЗАГС Прикубанского внутригородского округа города Краснодара управления ЗАГС Краснодарского края;

3) выявить проблемы, возникающие в органе управления документами в учреждении отдел ЗАГС Прикубанского внутригородского округа города Краснодара управления ЗАГС Краснодарского края.

Объект исследования – орган управления документами в учреждении отдел ЗАГС Прикубанского внутригородского округа города Краснодара управления ЗАГС Краснодарского края.

Предмет исследования – элементы и принципы органа управления документами.

Анализ литературы по данной теме показал, что данной проблемой занимались многие учёные в разных её аспектах, а именно:  исследование органа управления организации нашло своё отражение в трудах учёных Зайцева Е.В. [5], Кузнецов И.Н. [7], Сыса Д.О. [16], Сокова А.Н. [15] и других авторов.

Методологическую основу исследования составляют работы отечественных и зарубежных ученых по проблеме документационного обеспечения деятельности учреждений различных типов.

Эмпирическую базу исследования составили: материалы учебных пособий, официальные документы Управления ЗАГС Краснодарского края (Приказ министерства юстиции Российской Федерации №202 от 1 октября 2018 г. "Об утверждении форм записей актов гражданского состояния и Правил заполнения форм записей атов гражданского состояния" и другие).

Научная новизна исследования заключается в исследовании учреждения отдел ЗАГС Прикубанского округа города Краснодара управления ЗАГС Краснодарского края на основе концепций ученых по системам управления документами. опционально)

Структура курсовой работы обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя: введение, два раздела, заключение, приложение, список использованных источников.

В первом разделе представлены теоретические аспекты службы документооборота и делопроизводства, разновидности систем управления документами в учреждениях.

Во втором разделе исследуются элементы систем управления документами, и раскрывается их роль в учреждении отдел ЗАГС Прикубанского внутригородского округа города Краснодара управления ЗАГС Краснодарского края.

Введение……………………………………………………………………… 3

1 Общие вопросы о службе документооборота и делопроизводства органе управления документами 6

1.1 Сущность и понятие делопроизводство, документооборот…………………………………………………………… 6

1.2 Понятие службы документооборота и делопроизводства орган управления документами………………………………………………….. 11

1.3 Система управления документами………………….…………………. 12

2 Служба документооборота и делопроизводства орган управления документами в отделе ЗАГС Прикубанского отдела ЗАГС управления ЗАГС Краснодарского края…………………………………………………. 15

2.1 Структура органа управления документами………………………….. 15

2.2 Организация службы документооборота и делопроизводства органа управления документами………………………………………………….. 17

2.3 Проблемы, возникающие в службе документооборота и делопроизводства органе управления документами 20

Заключение…………………………………………………………………... 23

Список использованных источников……………………………………….. 25

Приложения 30

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами : национальный стандарт Российской Федерации : издание официальное : утверждён и введён в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26 марта 2019 г. № 101-ст : введён впервые : дата введения 2020-01-01 / подготовлен Федеральным унитарным предприятием «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия" (ФГУП "Стандартинформ"), Федеральным государственным бюджетным учреждением науки "Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук" (ВИНИТИ РАН), Историко-архивным институтом (Российский государственный гуманитарный университет), Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии международного стандарта, указанного в пункте 4 – Москва : Стандартинформ, 2019. 

2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов. По информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения : национальный стандарт Российской Федерации : издание официальное : утверждён и введён в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст : введён впервые : дата введения 2014-03-01 / подготовлен Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства – Москва : Стандартинформ, 2014.

3. Вехтинский, О. С. Менеджмент : учебник / О. С. Вехтинский, А. И. Наумов. – Москва : Издательство Экономистъ, 2003. – 528 с. - ISBN 5-98118-037-4.

4. Грозова, О. С. Делопроизводство : учебное пособие для вузов / О. С. Грозова. — Москва : Издательство Юрайт, 2020. — 124 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534-06787-3.

5. Ермолаева А. В. К вопросу организации делопроизводства и архивного дела в органах государственной власти и управления в постсоветский период // Вестник архивиста. 2017. №1 (98-105). URL: https://elabriary.ru (дата обращения: 20.06.2021).

6. Зайцева, Е. В. Делопроизводство и документооборот в системе государственного и муниципального управления: учеб.-метод. Пособие / Е. В. Зайцева, Н. В. Гончарова ; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. Федер. Ун-т. – Екатеринбург : Изд-во Урал. Ун-та, 2017. – 178 с. — ISBN 978-5-7996-2233-6.

7. Колышкина, Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство : учебное пособие для вузов / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2020. — 163 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534-07299-0.

8. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство : учебник и практикум для вузов / И. Н. Кузнецов. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2020. — 461 с. — (Высшее образование). — ISBN 978-5-534-04275-7.

9. Куняев Н. Н. Нормативно-правовое регулирование архивного дела и делопроизводства в условиях перехода органов исполнительной власти и организаций на электронный документооборот: роль ВНИИДАД// Вестник ВНИИДАД. 2019. № 5 (7-12). URL: https://elabriary.ru (дата обращения: 20.06.2021).

10. Ланская Д. В., Арефьева И. В. Анализ преимуществ и проблем внедрения системы электронного документооборота в организацию // Деловой вестник предпринимателя. 2020. № 1 (1). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/analiz-preimuschestv-i-problem-vnedreniya-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-v-organizatsiyu (дата обращения: 20.06.2021).

11. Нестеров Р. Ю. Делопроизводство в организации управленческой деятельности органов местного самоуправления // СНВ. 2018. №4 (25). URL: https://elabriary.ru (дата обращения: 20.06.2021).

12. Российская Федерация. Законы. Об обязательном экземпляре документа : Федеральный закон № 77 : текст с изменениями и дополнениями на 08 июня 2020 года : принят Государственной Думой 23 ноября 1994 года. – Российская газета от 17 января 1995 г. № 11-12.

13. Российская Федерация. Законы. Об актах гражданского состояния : Федеральный закон № 143 : текст с изменениями и дополнениями на 26 мая 2021 года : принят Государственной Думой 22 октября 1997 года : одобрен Советом Федерации 5 ноября 1997 года. - Собрание законодательства Российской Федерации от 24 ноября 1997 г., N 47, ст. 5340.

14. Российская Федерация. Постановления. Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края : Постановление главы администрации (губернатора) Краснодарского края № 1 : текст с изменениями и дополнениями на 02 июня 2021 года. – официальный сайт администрации Краснодарского края (https://admkrai.krasnodar.ru).

15. Российская Федерация. Приказы. Об утверждении форм бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния : Приказ министерства юстиции Российской Федерации № 167 от 13 августа 2018 года – официальный сайт управления ЗАГС Краснодарского края (kuban.uzags.ru).

16. Российская Федерация. Приказы. Об утверждении форм справок и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния : Приказ министерства юстиции Российской Федерации № 200 от 01 октября 2018 года – официальный сайт управления ЗАГС Краснодарского края (kuban.uzags.ru).

17. Российская Федерация. Приказы. Об утверждении форм заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния и Правил заполнения форм заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния : Приказ министерства юстиции Российской Федерации № 201 от 01 октября 2018 года – официальный сайт управления ЗАГС Краснодарского края (kuban.uzags.ru).

18. Российская Федерация. Приказы. Об утверждении форм записей актов гражданского состояния и Правил заполнения форм записей актов гражданского состояния : Приказ министерства юстиции Российской Федерации № 202 от 01 октября 2018 года – официальный сайт управления ЗАГС Краснодарского края (kuban.uzags.ru).

19. Селезнева Т. А. Управление документами от теории к практике // Твой бизнесс. Онлайн журнал. 2018. URL: https://tvoi/biz/documentary/electronnyj-documentooborot/chto-takoe-electronnyj-document.html (дата обращения: 20.06.2021). 

20. Сокова, А. Н. Деловая документация в сфере управления / А. Н. Сокова –Москва: - Издательство Знание, 1985. – 62 с.

21. Сыса Д.А. Понятие «управление документами» // Российский государственный профессионально-педагогический университет. 2017. URL : http://www.tsutmb.ru/nauka/internet-konferencii/2017/inform-i-documen-obespechenie-6/1/sisa.pdf (дата обращения 20.06.2021). 

22. Чернигова И. В. Организация процесса делопроизводства в органах государственной власти региона // Актуальные проблемы теории и практики управления. 2017. (215-218). URL: https://elabriary.ru (дата обращения: 20.06.2021). – ISBN 978-5-6040404-8-5.

23. Янковая Валентина Федоровна Электронный документ как объект документоведения // Вестник ВолГУ. Серия 2: Языкознание. 2013. №3. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/elektronnyy-dokument-kak-obekt-dokumentovedeniya (дата обращения: 20.06.2021).

24. eLIBRARY.RU : научная электронная библиотека : сайт. – Москва, 2000 – URL: https://elibrary.ru (дата обращения: 20.06.2021). 

25. kuban.uzags.ru : официальный сайт. – Краснодар, 2009 -2017 – URL: http://kuban.uzags.ru/otkritie-dannye/ (дата обращения: 20.06.2021). 

26. newzags.krasnodar.ru : официальный сайт. – Краснодар, 2017 – URL : https://newzags.krasnodar.ru/activity/reports/statistics/ (дата обращения: 20.06.2021).