Производственная практика (по профилю специальности) ПМ.02. Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации (ДОУА)

В процессе производственной практики по ПМ.02 «Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации» студент выполняет следующие виды работ: Тема 1. Нормативно-правовые основы архивного дела Задание 1. Составить историческую справку об организации-базе практики Для выполнения данного задания необходимо составить историческую справку, состоящую из двух разделов: 1. История организации-базы практики. 2. История фонда (при наличии созданного в архиве фонда). В первом разделе необходимо отразить сведения о создании, реорганизации учреждения (предприятия), его организационную структуру, основные виды деятельности. Во втором разделе указываются виды документов, образуемые в организации, а также сведения об упорядочении документов, т.е. о полном оформлении дел для передачи на архивное хранение и составление описей дел постоянного хранения и по личному составу. Если в организации упорядочение документов не осуществляется необходимо дать рекомендации по упорядочению документов. Задание 2. Проанализировать положение об экспертной комиссии и положение об архиве организации, являющейся базой практики Для выполнения данного задания необходимо дать анализ положения об архиве и положения об экспертной комиссии организации. Анализ предполагает указание разделов положения, перечисление основных задач архива и экспертной комиссии. Также необходимо отметить соответствует ли положение об архиве организации Примерному положению об архиве организации, которое было утверждено приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42 и Примерному положению об экспертной комиссии организации утвержденному Приказом Росархива от 11.04.2018 N 43. Тема 2. Государственные архивы, муниципальные архивы и архивы организаций Задание 1. Составить схему управления архивным делом (в субъекте РФ, на территории которого расположена организация-база практики) Для выполнения данного задания необходимо составить схему с указанием органа исполнительной власти в области архивного дела субъекта РФ, на территории которого расположена организация-база практики, затем указать подведомственные архивные организации (государственные и муниципальные архивы). Тема 3. Методика и практика архивоведения Задание 1. Проанализировать процесс проведения экспертизы ценности документов, упорядочения, описания документов, составления описей на них, списания документов, уничтожения документов в архиве организации, являющейся базой практики, подготовить примеры соответствующих документов (описи на документы постоянного хранения и акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению) При выполнении задания необходимо указать порядок проведения экспертизы ценности документов, упорядочения, описания документов, составления на них описей, списания документов и их уничтожения в архиве организации по следующим критериям: - кто отвечает за делопроизводство и проведение экспертизы ценности; - где хранятся документы постоянного, долговременного и временного сроков хранения; - как происходит упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу; - составляются ли описи на документы постоянного срока хранения и по личному составу; - проанализировать составленные в организации описи; - кто отвечает за архив в организации; - кто отвечает за уничтожение документов в организации; - составляется ли акт о выделении документов к уничтожению, с истекшими сроками хранения; - проанализировать акт (количество дел, крайние даты, правильно указаны сроки хранения); - отметить наличие грифа согласования с экспертной комиссией организации. Если при выполнении данного задания были отмечены существенные недостатки, необходимо дать рекомендации по их устранению. В качестве приложений к отчету приложить примеры описей и акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Задание 2. Дать характеристику учетным документам архива организации, являющейся базой проведения производственной практики, в том числе базам данных, ведущимся в архиве Для выполнения данного задания составить список учетных документов, которые ведутся в архиве организации. Необходимо помнить, что описи дел постоянного хранения и по личному составу, дело фонда являются учетными документами. Если в организации учетных документов нет, необходимо отметить какие документы обязаны оформляться в работе архива организации или архивных учреждений в соответствии с установленными правилами. Задание 3. Дать характеристику системе НСА. Проанализировать архивные справочники архива организации, являющейся базой практики Для выполнения данного задания необходимо составить перечень (перечислить) каталогов, обзоров, путеводителей, обзоров и описей, которые создаются в архиве, являющемся базой практики. Если в архиве архивные справочники не создаются необходимо дать рекомендации по их составлению в соответствии с установленными правилами. Задание 4. Составить архивную справку на один из социально-правовых запросов, поступивших в архив организации, являющейся базой проведения практики При выполнении данного задания необходимо оформить архивную справку на реальный запрос, поступивший в организацию. Персональные данные могут быть указаны условно или скрыты. Если в организацию запросы не поступают необходимо прописать правила составления и оформления социально-правового запроса, в качестве приложения к отчету привести пример оформленной архивной справки. Тема 4. Обеспечение сохранности архивных документов Задание 1. Дать характеристику основным нормативным режимам хранения документов в архиве организации, являющейся базой проведения практики, сравнить их с рекомендуемыми правилами Для выполнения данного задания необходимо перечислить и дать краткую характеристику режимам хранения: - противопожарному; - охранному; - температурно-влажностному; - световому; - санитарно-гигиеническому. Задание 2. Проанализировать комплекс мер по обеспечению сохранности документов в архиве организации, являющейся базой практики При выполнении задания необходимо описать условия хранения документов по следующим параметрам: - наличие или отсутствие помещения, его площадь, характеристика; - характеристика стеллажного оборудования архива, закартонированы ли документы; - температура и влажность в помещении архива, ведение журнала учета температурно-влажностного режима; - порядок размещения документов (стеллажи, коробки и т.д.); - соблюдение светового режима; - соблюдение охранного и противопожарного режимов, наличие специальных средств; - особенности соблюдения санитарно-гигиенического режима; - организация проверки наличия и состояния документов в архиве; - организация выдачи документов из архива. Дать рекомендации по устранению выявленных нарушений.. Тема 5. Анализ собственной деятельности, обобщение результатов 1. Анализ собственной деятельности в период практики, систематизация и обобщение результатов, написание отчета. Выполните анализ собственной деятельности в период практики и результатов практики. Оформите отчет по практике, а также приложения к отчету.