Автоматизация делопроизводства на предприятии

В данной работе был рассмотрен широкий спектр проблем, связанных с автоматизацией делопроизводства и документооборота организации, эффективностью применения электронного документооборота.

Объектом исследования выступает организация работы с документами в Муниципальном казенном учреждении «Муниципальный архив города Ярославля».

Предметом исследования является электронный документооборот в Муниципальном казенном учреждении «Муниципальный архив города Ярославля».

Цель написания работы – анализ основных принципов организации электронного документооборота.

В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

– изучить теоретические основы;

– проанализировать полученные данные;

– уточнить цели создания системы электронного документооборота;

– описать базовые компоненты электронного документооборота;

– провести анализ системы электронного документооборота в Муниципальном казенном учреждении «Муниципальный архив города Ярославля».

Работа состоит из 3 глав, разбитых на параграфы, таблиц, сканов, списка литературы и приложений. Всё оформлено по ГОСТУ.

ВВЕДЕНИЕ. 3

1 АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРЕДПРИЯТИИ.. 6

1.1 Теоретические основы и сущность автоматизации делопроизводства. 6

1.2 Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве. 14

1.3 Принципы внедрения электронного документооборота в организации. 19

2 ПРОГРАММЫ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.. 23

2.1 Программа 1С: Делопроизводство со стороны кадров. 23

2.2 Автоматизированный контроль исполнения документов DocsVision. 31

2.3 Программа Outlook. 49

2.4 Почта Mail 59

2.5 Электронная таблица Excel 62

3 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В АРХИВЕ. 65

3.1 Характеристика Муниципального казённого учреждения «Муниципального архива города Ярославля». 65

3.2 Структура, рекомендованная предприятием Муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив города Ярославля». 67

3.3. Электронный документооборот в архиве. 71

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 75

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 77

ПРИЛОЖЕНИЯ 80

1. Гражданский кодекс Российской Федерации от 18.12.2006 № 230–ФЗ (ред. от 23.07.2013) (с изм. и доп., вступ. в силу с 02.07.2013) [Текст] // Российская газета, от 24 октября 2007г. – № 237. – ст. 5084.

2. ГОСТ Р 7.0.8–2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185–ст).

3. Баласанян, В. Э. Применение АС ДОУ для повышения эффективности управления [Текст] / В. Э. Баласанян // Делопроизводство. – 2012. – № 1. – с.19-23.

4. Басакина, Н. В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности [Текст] / Н. В. Басакина // Секретарское дело. – 2011. – №3. – С.87-90.

5. Белов, А. Н. Делопроизводство и документооборот [Текст] / А. Н. Белов, А. А. Белов. – 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2010. – 273с.

6. Бобылева, М. П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем [Текст] / М. П. Бобылёва // Делопроизводство. – 2011. – №1. – С. 36-41.

7. Бойко, В. В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем [Текст] / В. В. Бойко, В. М. Савинков. – М.: Финансы и статистика, 2011. – 179 с.

8. Быкова, Т. А. Правовые требования к внутренним документам фирмы [Текст]: составление и оформление положений / Т. А. Быкова // Секретарское дело. – 2011. – №2. – С. 21-25.

9. Валиотти, Е. Н. Кадровое делопроизводство – эффективный инструмент управления персоналом [Текст] / Е. Н. Валиотти // Управление человеческим потенциалом. – 2010. – № 2. – С. 5-9.

10. Вялова, Л. М. Организация движения документов [Текст] / Л. М. Вялова // Секретарское дело. – 2010. – №2. – С.16-20.

11. Галахов, В. В. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов [Текст] / В. В. Галахов, И. К Корнеев. – 2–е изд., перераб. и доп. – М: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2012. – 456 с.

12. Ерёмченко, В. А. О проблеме электронных документов [Текст] / В. А. Ерёмченко // Секретарское дело. – 2013. – №3. – С. 326.

13. Кирюхин Ю. Г. Автоматизация работы с кадровой документацией [Текст] / Ю. Г. Кирюхин, О. М. Мельникова // Делопроизводство. – 2010. – № 4. – С. 3-11.

14. Кудряев, В. А. Организация работы с документами [Текст] / В. А. Кудряев. – М., 2009. – 592 с.  

15. Кузнецова, Т. В. Кадровое делопроизводство [Текст] / Т. В. Кузнецова, С. Л. Кузнецов. – М.: ООО Интел–синтез АПР, 2010. – 390 с.

16. Кузнецова, А. Н. Документы и делопроизводство [Текст]: Справочное пособие / А. Н. Кузнецова, М. Г. Лихачёв, А. Л. Райхцаум. – М.: Экономика, 2010. – 286 с.

17. Липаев, В. В. Тестирование программ [Текст] / В. В. Липаев. – М.: Радио и связь, 1986. – 285 с.

18. Ловчева, М. Кадровый учет и делопроизводство: опыт, проблемы, решение [Текст] / М. Ловчева // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2009. – № 5.– С.11-19.

19. Майерс, Г. М. Искусство тестирования программ [Текст] / Г. М. Майерс. – М.: Финансы и статистика, 2012. – 272 с.

20. Мольков, Г. Регистрация кадровых документов [Текст] / Г. Мольков // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2009. – № 5.– С.11–15.

21. Пономарева, К. В. Информационное обеспечение АСУ [Текст] / К. В. Пономарёва, Л. Г. Кузьмин. – М.: Высш. шк., 2010. –263 с.

22. Пшенко, А. Стандарты деловой деятельности. Нормативная база документационного обеспечения кадровой службы [Текст] /А. Пшенко // «Кадровик. Кадровое делопроизводство». – 2009. – N 2. – С.2-6.

23. Старобинский, Э. Е. Как управлять персоналом [Текст] / Э. Е. Старобинский. – М.: ЗАО "Бизнес–школа "Интел–Синтез", 2009. – 368 с.

24. Лукашина, Е. А. Кадровое делопроизводство с нуля [Текст] / Е. А Лукашина // Управление человеческим потенциалом. – 2012. – № 2. – С.21-28.

25. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство в кадровой службе [Текст] / М. Ю. Рогожин. – М.: Велби, 2009. – 218 с.

26. Сокова, А. В. Рекомендации по использованию национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489–1–2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" в российском делопроизводстве [Текст] / А. В. Сокова. – Делопроизводство. – 2009. – N 2. – С.3-9.

27. Солянкина, Л. Н. Исследование и проектирование системы управления документацией в организации [Текст] / Л. Н. Солянкина. – Делопроизводство. – 2011. – № 2. – С.11. 

28. Сувернева, А. И. Номенклатура дел в организации [Текст] / А. И. Сувернева // Отдел кадров коммерческой организации. – 2010. – № 4. – С. 21-25.

29. Щур, Д. Л. Кадры предприятия [Текст]: Практическое пособие / Д. Л. Щур, Л. В. Труханович. – М.: Издательство "Дело и Сервис", 2010. – 416 с.

30. Янковая, В. Ф. Документооборот организации [Текст] / В. Ф. Янковая // Секретарь референт. – 2011. – № 7.– С. 69.

31. Помощь Mail [Электронный ресурс] / Режим доступа: http//www.help.mail.ru., свободный. – Загл. с экрана. – Яз. рус.

32. Официальный сайт Муниципального архива города Ярославля [Электронный ресурс] / Режим доступа: http//www.archiv.city-yaroslavl.ru., свободный. – Загл. с экрана. – Яз. рус.