ФЭК. Экзамен по модулю ПМ.02 Организация архивной и справочно-информационной работы с документами организации

Выполнен Экзамен по модулю ПМ.02 "Организация архивной и справочно-информационной работы с документами организации"

Специальность 40.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Задание 1. При приеме документов в архивное учреждение, в том числе документов по личному составу оформляется акт приема – передачи документов на архивное хранение. На основании представленных данных оформите акт приема – передачи документов по личному составу на государственное хранение.

На основании договора о сотрудничестве от 25.10.2016 № 564/д между МБУ «Архив города Н-ска» и ПАО «Рассвет» 14.09.2024 впервые состоялась передача документов ПАО «Рассвет» по личному составу в связи с ликвидацией организации. Было передано 355 дел за 2015-2023 гг. по описи № 2 дел по личному составу. Описи переданы в 3-х экземплярах. Страховых копий и ОЦД не передано. Прием-передачу осуществляли зав. архивом ПАО «Рассвет» Лучникова О.А. и ведущий архивист отдела комплектования МБУ «Архив города Н-ска» Петрова Н.П.., изменения в учетные документы вносила главный хранитель Дубенко Елена Николаевна. Генеральный директор ПАО «Рассвет» Полетаев Сергей Сергеевич, директор МБУ «Архив города Н-ска» Березкина Екатерина Евгеньевна.

Задание 2. Результаты экспертизы ценности документов оформляются составлением описей дел постоянного хранения и по личному составу. Описи являются одним из учетных документов. На основании представленных данных оформите опись дел по личному составу ПАО «Весна».

1) 01-56 Табели учета рабочего времени работников вредных профессий за январьдекабрь 2021 года 89 л.

2) 01-54 Документы (акты, справки, протоколы) о расследовании несчастных случаев на производстве 145 л. 23.01.2021-19.12.2021

3) 02-07 Лицевые счета за 2021 год 388 л.

4) 01-26 Личное дело Аликин Андрей Андреевич 43 л. 15.09.2010-23.11.2021

5) 01-26 Личное дело Шестаков Павел Анатольевич 32 л. 01.03.2011-26.01.2021

6) 01-26 Личное дело Борисова Елена Петровна 24 л. 05.05.2012-29.12.2021

7) 01-25 Личные карточки уволенных работников за 2021 год 89 л.

8) 01-31 Журнал регистрации приказов Генерального директора по личному составу 10 л. 15.01.2021-29.12.2021

9) 01-03 Приказы Генерального директора по личному составу с № 1 по № 225 245 л. 15.01.2021-29.12.2021

Директор ПАО «Весна» Солнцева Светлана Сергеевна. Опись дел по личному составу за 2020 год содержит сведения об единицах хранения с № 189 по № 199. Литерных и пропущенных номеров нет. Опись составила секретарь Л.Л. Лапочкина. Дата составления описи – дата выполнения задания.

Задание 3. Архивные документы используются при исполнении запросов граждан. Оформить архивную справку, которая была подготовлена и выдана МБУ «Архив города Перми» по представленным данным. Все недостающие данные и реквизиты указываются условно.

Смирнова Татьяна Александровна, 25.05.1967 года рождения, проживающий по адресу: г. Пермь, ул. Мельчакова д. 145 кв. 89 просит подтвердить, что в 1985-1990 гг. она работала на «Хлебозаводе № 1» в должности пекаря. Запрос был подан 12.09.2024 № 489/з. По имеющимся архивным документам значится, что Смирнова Т.А. была принят на работу 15 июня 1985 в должности пекаря. Приказ от 14.06.1985 № 256 (ф.1256 оп.1. д. 89), а уволена 30 декабря 1990 на основании приказа директора хлебозавода от 30.12.1990 № 321 по ст. 33 п.1 КЗоТ СССР (ф.1256 оп.1.д.35).

Задание 4. В представленном отчете зав. архивом ПАО «Весна» Л. Л. Лапочкиной найдите 5 нарушений в работе архива организации и подчеркните их. Предложите варианты исправления допущенных в работе архива ошибок.

Отчет о работе архива ПАО «Весна»

Архив ПАО «Весна» является самостоятельным структурным подразделением, зав. архивом исполняет обязанности на основании Положения об архиве, должностные инструкции зав. Архивом не разработаны.

Помещение архива расположено на втором этаже офисного здания, в помещении есть 3 окна, которые не имеют затемнения. Температура воздуха в помещении архива составляет 14 градусов, влажность 30 %.

На хранение в архиве находятся 1456 дел постоянного хранения и 1789 дела по личному составу. Описи дел не составлены. Дело фонда оформлено.

Также в помещении архива расположены документы временного хранения за 2013-2020 гг., которые хранятся в полиэтиленовых мешках.