Каждая компания должна отражать процессы, которые происходят в документах. Это необходимо для внутренней организации, для отчетности перед различными регулирующими органами. Кроме того, все используемые документы и информация постоянно обновляются: некоторые появляются, другие устарели. И, наконец, происходит обмен между отделами и специалистами. Весь этот процесс является рабочим процессом в организации. Сам документ представляет собой материальный объект, который хранит информацию в виде текста. До недавнего времени последние две категории обычно не считались документами юридических лиц. Однако, поскольку организация электронного документооборота развивается с беспрецедентной скоростью, такая формулировка никого не удивляет. Документ предназначен для хранения этой информации и передачи ее другим лицам, благодаря чему предоставляются возможности для защиты от несанкционированного использования. Документация включает в себя соответствие установленным правилам записи информации, специфичной для каждого типа документа.
Соблюдение этих правил придает полученным документам юридическую силу. В обществе документы являются основными носителями административной, научной, технической, статистической и другой социально значимой информации.
1. Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учеб. пособие. / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. – 2-е изд. – М. : Инфра-М, 2012. - 304 с.
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2008. – Пункт 61.
3. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 2013 - 8 с.
4. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы: более 120 документов / под ред. И. К. Корнеевой, В. А. Кудряевой. – 3-е изд., перераб.,и доп. – М.: Проспект, 2011. - 480 с.
5. Ермолаева А.В. Технология разработки разделов сводной номенклатуры дел // Делопроизводство. – 2014. – №2. – С.53-58.
6. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2013. – 408 с.