ПМ.02 Организация текущего хранения документов и подготовка дел для передачи в архив

Готовая работа, организация моя, есть печати и подписи. Характеристика и договор.

Тема 1. Составление номенклатуры дел

Оформите сводную номенклатуру дел организации-базы практики, самостоятельно добавьте необходимые реквизиты.

Для выполнения данного задания необходимо:  

- разработать классификационную схему номенклатуры дел

- составить заголовки дел отдела кадров

- систематизировать заголовки по степени значимости

- оформить номенклатуру дел отдела кадров

- оформить итоговую запись номенклатуры дел.

Подготовленную номенклатуру дел приложите к отчету по практике.

Тема 2. Формирование личного дела

Подготовьте в электронном виде личное дело сотрудника.

 Оформите в электронном виде обложку личного дела, внутреннюю опись документов дела, заявление о приеме на работу в ГУ ДО Пермский краевой центр «Муравейник» на должность секретаря, приказ о приеме на работу, трудовой договор, заявление на увольнение, приказ на увольнение, лист-заверитель дела. Данные для документов впишите на свое усмотрение. Персональные данные необходимо вписывать вымышленные. Документы можно оформить в отчете или в приложении к отчету.

Оформите опись дел по личному составу. Данные впишите на свое усмотрение.

(форму описи можно взять в документе - Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" Приложение N 15. Опись дел по личному составу URL: Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77"Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и/)

Тема 3. Организация оперативного хранения документов в архивах

Проанализировать условия для хранения документов в архивах.

Для выполнения данного задания необходимо перечислить и дать краткую характеристику режимам хранения:

- температурно-влажностному;

- световому;

- охранному;

- противопожарному;

- санитарно-гигиеническому. 

При выполнении задания необходимо описать условия хранения документов по следующим параметрам:

- наличие или отсутствие помещения, его площадь;

- температура и влажность в помещении архива, ведение журнала учета температурно-влажностного режима;

- порядок размещения документов (стеллажи, коробки и т.д.);

- соблюдение светового режима;

- соблюдение охранного и противопожарного режимов, наличие специальных средств;

- особенности соблюдения санитарно-гигиенического режима. 

Дать рекомендации по устранению выявленных нарушений. 

Тема 4. Экспертиза ценности документов в текущем делопроизводстве

Проведите экспертизу ценности документов в текущем делопроизводстве организации.

Для выполнения данного задания произведите экспертизу ценности документов и сформируйте дело для передачи на оперативное хранение в архив:

Систематизируйте представленные документы внутри дела (критерий систематизации выберите самостоятельно, в зависимости от представленных документов).

Пронумеруйте листы дела согласно правилам проставления нумерации.

Найдите в СПС «Гарант» бланк внутренней описи дела и заполните его.

Найдите в СПС «Гарант» бланк листа-заверителя и заполните его.

Выведите на печать все созданные документы.

Заполните обложку дела, используя номенклатуру дел.

Подшейте документы в дело.

Материалы для выполнения заданий используйте:

Документы организации, завершенные в делопроизводстве для формирования дела (в бумажном виде).

Карточка организации (в электронном виде).

Номенклатура дел за прошедший календарный год (в электронном виде).

Бланк обложки дела (в бумажном виде).

Тема 5. Обеспечение сохранности документов

Работа с первичными средствами хранения.

- Опишите ярлык, который размещается на лицевой стороне каждого первичного средства хранения архивных документов. 

- Заполните карточку постеллажного топографического указателя.

- Составьте инструкцию для сотрудника архива по проведению проверки наличия документов в архивохранилище и действиях при выявлении документов, подвергшихся поражению.

- Подготовьте акт о неисправимых повреждениях документов.

Тема 6. Передача дел в архив и уничтожения документов

Подготовьте акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

- Проведите экспертизу состояния дел, находящихся в архиве, и определите документы, не подлежащие хранению.

- Составьте акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. При выполнении задания используйте Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения (как основание) Ссылка на Перечень: Перечень типовых управленческих документов_пр 236_2019-2020.pdf

- Дополните акт недостающими реквизитами и сведениями.

Тема 7. Составление описей

Подготовьте описи дел.

- Составьте опись дел структурного подразделения организации.

- Составьте опись дел постоянного хранения.

- Составьте опись дел по личному составу.

Подготовленные описи дел приложите к отчету по практике.

Тема 8. Анализ собственной деятельности, обобщение результатов

Анализ собственной деятельности в период практики, систематизация и обобщение результатов, написание отчета 

Выполните анализ собственной деятельности в период практики, выполнения поставленных задач и результатов практики. Оформите отчет по практике, а также приложения к отчету.