Документационное обеспечение управления (темы 1-3). Ответы на тест. На отлично (100 баллов).
Документационное обеспечение управления
Введение в курс
Тема 1. Современные документы и технология работы с документами
Тема 2. Принципы организации документооборота на предприятии
Тема 3. Автоматизация процессов документооборота
Итоговая аттестация
Итоговый тест
В сборнике представлены 111 вопросов с ответами из теста.
Мой результат сдачи 100 баллов.
С вопросами вы можете ознакомиться ДО покупки.
Ответы вы сможете скачать сразу после оплаты.
1. Существует два типа реквизитов, такие как …
2. Установите соответствие между видами номенклатур и их определениями:
3. Регистрация документов преследует такие цели, как …
4. …– это элемент оформления документа
5. Установите соответствие между реквизитами документов и их характеристиками:
6. … документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме
7. Основное правило подсчета документов при определении объема документооборота – это …
8. Последовательность определенных операций (работ), совершаемых сотрудниками организации для решения какой-либо задачи в рамках деятельности организации, – это …
9. Регистрация – это …
10. Установите соответствие между свойствами документа и их характеристиками:
11. При регистрации документа в компании заполняется регистрационная карточка, в которую заносятся основные реквизиты документа. В карточке входящего документа присутствуют поля: Дата получения, Входящий номер, Дата документа, № документа. Поясните, чем отличаются эти поля и когда они заполняются.
12. Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается … документа
13. Установите соответствие между различными признаками классификации документов:
14. Установите соответствие между типами документов и основными процедурами их обработки:
15. Установите последовательность обработки внутренних документов:
16. При согласовании по регламенту последовательность операций для согласования внутренних документов …
17. Установите последовательность этапов заполнения регистрационной карточки при работе с входящими документами:
18. В компании большой входящий документопоток, который включает документы, приходящие в организацию от вышестоящих организаций, от компаний партнеров, от клиентов. С документами работают руководитель организации, руководители подразделений и непосредственные исполнители. После регистрации документы направляются соответствующему сотруднику. Посоветуйте, каким образом распределить между ними поток входящих документов для обеспечения эффективности деятельности.
19. По отношению к управленческому объекту выделяют такие документопотоки, как …
20. Установите соответствие между входящими потоками документов и их составом:
21. Установите соответствие между качественными характеристиками документооборота и их содержанием:
22. Установите последовательность операций при подписании документа электронной подписью при использовании смарт-карты:
23. Система электронного документооборота, внедренная в компании, позволяет автоматизировать многие операции по обработки документов. Например, при поступлении электронного документа в компанию он должен быть зарегистрирован, для этого с документа считываются необходимые реквизиты и заносятся в регистрационную карточку автоматически. При этом система должна найти эти реквизиты на документе и распознать их. Поясните, какая технология применяется для обеспечения этих действий.
24. Расставьте в правильной последовательности операции по распознаванию документа:
25. Установите соответствие между названиями систем электронного документооборота и их производителями:
26. … – это средство для выработки электронной подписи
27. Создание (генерация) ключей цифровой подписи может проводиться владельцем самостоятельно или осуществляться специальным уполномоченным органом (удостоверяющим центром). Генерируются два ключа электронной подписи – секретный и открытый. Руководителю нужно выбрать способ генерации ключей. На что ему стоит обратить внимание при принятии решения по выбору способа генерации ключей?
28. В организации многие сотрудники часто создают один и тот же тип документа, при этом времени на создание документа затрачивается много. Приходится вводить много текста, который повторяется из документа в документ, следить за составом реквизитов, правильностью их оформления. Предложите, как ускорить этот процесс.
29. Криптография предполагает наличие трех компонент, в частности …
30. … – это средство для определения автора электронной подписи и достоверности электронного документа
31. Расставьте в правильной последовательности мероприятия по защите ключей цифровой подписи от несанкционированного использования:
32. Установите соответствие между видами срокового контроля и их определениями:
33. … – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи
34. Документооборот – это …
35. В любой компании обязательно проводится контроль за исполнением документов. Существует два вида контроля: контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Имеется небольшая компания, в составе которой есть руководитель, секретарь и 15 исполнителей. Как в данном случае организовать контроль за исполнением документов?
36. Установите соответствие между форматом потребительских бумаги размерами страницы:
37. Реквизит документа – это …
38. Система документации определяется как …
39. В компании сменился руководитель отдела продаж. Проанализировав ситуацию в отделе, он обнаружил, что документы о продажах хранятся неэффективно. Нельзя быстро найти нужный акт, счет, накладную или отчет за период. Вызвав ответственного сотрудника, новый руководитель отдела продаж велел систематизировать документы по содержанию, выделив две группы –первичные и вторичные. Что у сотрудника получилось в результате и как он должен аргументировать свои действия начальнику?
40. Объем документооборота выражается общим количеством документов, … за определенный период времени
41. Установите последовательность обработки исходящих документов:
42. … – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник
43. Соотнесите виды электронной подписи с процессом их формирования:
44. Существует два варианта расположения реквизитов на бланках организации, в частности, …
45. Аутентификация – это …
46. В последнее время в компании сильно вырос объем документов. Чтобы повысить эффективность контроля исполнения документов, в компании был создан отдел контроля, в функции которого входит проведение текущего, предупредительного и итогового контроля. Поясните сотрудникам отдела, как проводится предупредительный и текущий контроль.
47. При проверке электронной подписи проверяющий должен иметь …
48. В последнее время в компании сильно вырос объем документов. Чтобы повысить эффективность контроля исполнения документов, в компании был создан отдел контроля, в функции которого входит проведение текущего, предупредительного и итогового контроля. Какие разъяснения необходимо дать сотрудникам отдела о том, как проводится предупредительный и текущий контроль?
49. Регистрация документа – это …
50. … – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник
51. Определите последовательность работ, производимых с входящими документами:
52. Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует. Например, в системе DIRECTUM можно выбрать согласование документа по регламенту или отправить документ на свободное согласование. Сотрудник подготовил служебную записку на получение средств для закупки необходимых материалов. Предложите, какой вариант маршрута выбрать сотруднику в этом случае и поясните, почему.
53. Механизм разграничения доступа к данным и функциям системы – это …
54. Бланки документов могут изготавливаться на стандартных листах бумаги формата …
55. Каждый документ можно разделить на три основные части, такие как …
56. В объеме документооборота следует учитывать …
57. Длина ключа электронной подписи (по ГОСТу) равна …
58. Установите соответствие понятий и их определений:
59. Под электронной подписью понимается …
60. В качестве количественной характеристики документооборота выступает … документооборота
61. Период использования секретного ключа для подписания электронных документов определяется … ключа
62. К основным видам срокового контроля относят … контроль
63. Установите соответствие понятий с их определений:
64. Определите последовательность расположения элементов реквизита Адресант в бланке письма:
65. Определите последовательность расположения элементов реквизита Адресант в бланке письма (сверху вниз, справа налево):
66. Официальный документ должен содержать обязательные реквизиты, такие как …
67. Распознавание документа в настоящее время осуществляется с помощью следующих систем распознавания текстов: OCR, ICR и OMR. OCR – это технология оптического распознавания печатных символов. ICR – это технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки. OMR – это технология распознавания отметок. Организации используют данные технологии при приеме документов. Поясните, какую технологию использует государственная организация при приеме заявлений на получение паспорта.
68. Расставьте в правильной последовательности операции в процессе подписания документа электронной подписью:
69. Получение изображения документа включает в себя такие операции, как …
70. Общий бланк – это …
71. К общим функциям документов относят …
72. В числе субъектов, обеспечивающих работу всей организации с документами на всех этапах документооборота, – …
73. Официальный документ – это …
74. … – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения использования или отправления
75. Установите соответствие между сотрудниками и их обязанностями по отношению к документам:
76. На несъемных носителях информации ключи должны храниться в … виде
77. Маршрут документа должен охватывать все инстанции на пути движения документа, начиная от …
78. Нормативные и методические акты относятся к документам … организаций
79. Вертикальный документопоток подразделяется на такие потоки, как …
80. Распознавание предполагает выполнение таких операций, как …
81. Входящий документопоток любой организации составляют документы …
82. Установите соответствие между названиями технологий распознавания текста и их назначением:
83. Шаблон – это …
84. Установите соответствие между операциями и действиями, производимыми в процессе этих операций:
85. Расставьте в правильной последовательности этапы создания и обработки формы электронного документа:
86. Расставьте в правильной последовательности этапы защиты ключей цифровой подписи от несанкционированного использования в порядке их проведения:
87. Установите соответствие между документопотоками, которые выделяют по отношению к управленческому объекту, и составом документов:
88. Входящие документы образуют три направления движения, в частности …
89. Документооборот любой организации подразделяется на входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Каждый документ организации относится к определенному документопотоку и имеет свой маршрут движения, состоящий из определенных этапов. Документы создаются, согласуются, утверждаются, исполняются, хранятся и т.д. Последовательность работы с документом, т.е. кто, когда и какие операции производил с документом, прописывают в регистрационной карточке. Можно ли по этой информации определить, принадлежит ли документ к исходящему потоку?
90. … документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа
91. Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров. К качественным характеристикам документооборота относятся характеристики документопотоков. Основные документопотоки в организации – входящий, исходящий и внутренний. Для эффективной организации документопотоков разрабатываются инструкции, описывающие их характеристики. Какие, по вашему мнению, характеристики должны входить в это описание?
92. Система Docsvision включает такие модули, как …
93. Постоянные реквизиты – это …
94. … – это способность подтвердить личность пользователя
95. Цель контроля состоит в …
96. Определите последовательность расположения элементов реквизита Справочные данные:
97. Главное правило организации документооборота – это …
98. Установите последовательность обработки входящих документов:
99. Определите последовательность этапов первичной обработки документов:
100. Электронная подпись (ЭП) – это …
101. Установите, в какой последовательности осуществляется сроковый контроль за исполнением документов:
102. Компания, работающая в сфере продаж, имеет много партнеров. Деловая деятельность сопровождается большим количеством исходящих документов, в числе которых – много видов писем. Для ускорения работы по созданию исходящих писем было решено создать бланк письма. В компании уже имеется общий бланк, который можно использовать для этой цели. Какие дополнительные реквизиты нужно добавить на бланк, для чего они нужны и где они должны быть расположены?
103. Объем документооборота подсчитывается на основе данных учета документов. Существует общепринятая методика подсчета объема документооборота. В организацию в течение месяца поступило 8 приказов от вышестоящей организации, 11информационных писем, 5 отчетов от нижестоящей организации. Исполнение приказов сопровождалось изготовлением 15 документов, 7 из которых (копии) были направлены в 3 подведомственные организации, 4 подразделения сдали директору отчеты о работе за месяц. Подсчитайте объем документооборота организации за месяц. Представьте результат подсчета в правильном виде.
104. Расположите этапы срокового контроля за исполнением документов в правильном порядке:
105. Для работы в системе электронного документооборота каждый пользователь имеет логин и пароль. Вводя логин при входе в систему, пользователь подтверждает свою личность. Затем пользователя проверяют с помощью пароля. Если все верно, то пользователь может пользоваться своими правами для работы с документами. Всякий документ может иметь установленные для него права доступа на регистрацию, просмотр, изменение, удаление, а также полные права. Определите, какие права по работе с документами нужно выделить секретарю руководителя?
106. … - это средство для определения автора подписи и достоверности электронного документа
107. … – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
108. Криптография предполагает наличие таких компонент, как …
109. Разграничением доступа к данным и функциям системы занимается …
110. Определите последовательность операций в процессе распознавания и ввода данных в информационную систему:
111. Расположите мероприятия по созданию и использованию ключей для защиты цифровой подписи от несанкционированного использования в правильном порядке:
