Система обеспечения сохранности документов в организации

Дата изготовления: май 2025 года. 

Учебное заведение: неизвестно.

Объект исследования - фитнес-центр ИП Логвиненко О.А (Московская область, г. Одинцово) .

Целью данного исследования является разработка эффективной системы обеспечения сохранности документов в организации на примере индивидуального предпринимателя Логвиненко О.А., работающего в сфере фитнес-услуг. 

Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи:

- анализ существующей системы документооборота в фитнес-центре, 

- оценка методов защиты информации и конфиденциальности данных, 

- разработка рекомендаций по архивированию и хранению документов

- изучение возможностей автоматизации процессов обработки документов.

Есть приложение.

ВВЕДЕНИЕ 3

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ФИТНЕС-ЦЕНТРЕ 6

1.1.Анализ существующей системы документооборота 6

1.2. Защита информации и конфиденциальность данных 13

1.3. Архивирование и хранение документов 18

2. АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ И КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ 25

2.1. Выбор программного обеспечения для учета и хранения документов 25

2.2. Установление процедур контроля за исполнением документов 31

2.3. Внедрение рекомендаций по оптимизации процессов 35

3 ОПТИМИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ФИТНЕС-ЦЕНТРЕ: СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И МЕТОДЫ 40

4 УПРАВЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬЮ И ЗАЩИТОЙ ДАННЫХ В СИСТЕМАХ ДОКУМЕНТООБОРОТА ФИТНЕС-ЦЕНТРА 43

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 45

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 48

ПРИЛОЖЕНИЕ 57

1. Lesia M. DOSKONALENIE STRATEGII MARKETINGOWEJ FITNESS KLUBU «DELTA». URL: https://www.academia.edu/download/68756654/Matviienko_Lesia_26.06.2021.pdf 

2. Абдуллаев И., Тешаева М., Саидова З. Обеспечение конфиденциальности и защиты данных в образовании: задачи для будущих педагогов // O'zbekistonda fanlararo innovatsiyalar va ilmiy tadqiqotlar jurnali. – 2024. – Т. 3. – №. 27. – С. 257-261. URL: https://bestpublication.org/index.php/ozf/article/view/9886 

3. Афанасьева Е. Ю. Автоматизация и цифровизация бухгалтерского учета: сходства и различия // Вестник Полоцкого государственного университета. Серия D. Экономические и юридические науки. – 2021. – №. 6. – С. 9-14. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/avtomatizatsiya-i-tsifrovizatsiya-buhgalterskogo-ucheta-shodstva-i-razlichiya 

4. Батаева И. П. Защита информации и информационная безопасность // Труды Международного симпозиума «Надежность и качество». – 2012. – Т. 1. – С. 116-118. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/zaschita-informatsii-i-informatsionnaya-bezopasnost 

5. Былина Т. А. Разработка информационной системы спортклуба. – 2016. URL: https://earchive.tpu.ru/handle/11683/27559 

6. Варламова Л. Н., Карягина И. А. Форматы хранения электронных документов // Делопроизводство. – 2018. – №. 3. – С. 51-52. URL: https://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?588 

7. Веретехина С. В. Обзор требований европейской спецификация Moreq-2 и проблемы импортозамещения программного обеспечения СЭД/ЕСМ-решений на российском рынке // Материалы Ивановских чтений. – 2015. – №. 5. – С. 203-209. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=24086031 

8. Викторова Н. В. и др. Обеспечение экономической безопасности при внедрении систем электронного документооборота в условиях цифровой трансформации бизнеса // Вопросы инновационной экономики. – 2020. – Т. 10. – №. 1. – С. 57-70. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/obespechenie-ekonomicheskoy-bezopasnosti-pri-vnedrenii-sistem-elektronnogo-dokumentooborota-v-usloviyah-tsifrovoy-transformatsii 

9. Волошина Е. И., Аметова Э. Э. ВЛИЯНИЕ АВТОМАТИЗАЦИИ УЧЕТНО-АНАЛИТИЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КРЕДИТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ. URL: http://vectoreconomy.ru/images/publications/2024/1/accounting/Voloshina_Ametova.pdf 

10. Гаврилюк М. Ю. Проблемы и принципы системы защиты информации в учреждениях высшего образования. – 2023. URL: https://libeldoc.bsuir.by/handle/123456789/52202 

11. Гаркунова О. В. Организация экспертизы ценности документов в делопроизводстве организаций // Студенческая наука и XXI век. – 2020. – Т. 17. – №. 1-2. – С. 64-65. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=44069814 

12. Гашкова ЛВ М. О. Ю. Основы маркетинга и менеджмента. Практикум. – 2015. URL: http://elib.nakkkim.edu.ua/bitstream/handle/123456789/525/     . .,      . .                .     .2015.pdf?sequence=1 

13. Д В. Ланская, Л В. Астафьев, В В. Ермоленко, В С. Пыдык ДОЛГОВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ ЦИФРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ В УСЛОВИЯХ СТАРЕНИЯ ДАННЫХ, ИНФОРМАЦИИ И ЗНАНИЙ // ЕГИ. 2024. №4 (54). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/dolgovremennoe-hranenie-tsifrovyh-dokumentov-v-usloviyah-stareniya-dannyh-informatsii-i-znaniy 

14. Карандаев Г. Н. Государственный контроль за исполнением Федерального бюджета Российской Федерации // Режим доступа http:// laidinen. viperson. ru/wind. php. – 2008. – С. 1-08.10. URL: http://fares.viperson.ru/data/200805/lxzafederalxnymbudgetom.doc 

15. Клишин А. П. и др. Подходы к автоматизации документооборота в вузе // Вестник Новосибирского государственного университета. Серия: Информационные технологии. – 2017. – Т. 15. – №. 1. – С. 36-46. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/podhody-k-avtomatizatsii-dokumentooborota-v-vuze 

16. Кондоурова А. А., Петрова А. Н. Разработка программного обеспечения для архива университета // МОЛОДЕЖЬ И НАУКА: АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ФУНДАМЕНТАЛЬНЫХ И ПРИКЛАДНЫХ ИССЛЕДОВАНИЙ. – 2019. – С. 326-328. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=41416598 

17. Королев И. Д. и др. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ (ЛОКАЛЬНЫЙ МОДУЛЬ). URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=47257098 

18. Косарин С. П., Лебедева Ю. А., Милькина И. В. Модернизация информационной системы налоговых органов Российской Федерации // E-management. – 2019. – Т. 2. – №. 1. – С. 42-51. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/modernizatsiya-informatsionnoy-sistemy-nalogovyh-organov-rossiyskoy-federatsii 

19. Куваева К. А. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФИТНЕС-ЦЕНТРА «СПОРТСИТИ» ДЛЯ РЕИНЖИНИРИНГА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ // Инжиниринг предприятий и управление знаниями. – 2022. – С. 86. URL: http://conf-eekm.ru/wp-content/uploads/2023/05/ИПУЗ-2022-молодежная-секция.pdf#page=86 

20. Ляпунова И. В., Ракитин Р. Ю. Организационная защита информации в образовательном учреждении // Педагогическое образование на Алтае. – 2013. – №. 1. – С. 205-208. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=21516436 

21. Магомедова С. З. МЕХАНИЗМ НАЛОГОВОГО КОНТРОЛЯ И ЗНАЧИМОСТЬ ЕГО РАЗВИТИЯ ДЛЯ НАЛОГОВОЙ СИСТЕМЫ РФ // Лучшая научно-исследовательская работа 2020: сборник статей XXIV. – 2020. – С. 54. URL: https://elibrary.ru/download/elibrary_42308977_13836648.pdf#page=54 

22. Мальцева Ю. П., Кузьмина Э. В. МОДЕЛЬ БИЗНЕС-АРХИТЕКТУРЫ ПРЕДПРИЯТИЯ КАК ФУНДАМЕНТ ДЛЯ РЕИНЖИНИРИГА БИЗНЕСА // М34 Математическое моделирование и информационные технологии при исследовании явлений и процессов в различных сферах деятельности: сб. матер. II Междунар. студ. науч.-практ. конф./отв. за вып. НВ Третьякова.–Краснодар: Новация, 2022.–373 с. – 2022. – С. 189. URL: https://elibrary.ru/download/elibrary_49394710_46444070.pdf#page=189 

23. Мирошниченко М. А., Кузнецова К. А., Скоров А. Е. Автоматизация бизнес-процессов в производственной компании: организация движения и хранения документов в информационном пространстве // Вестник Академии знаний. – 2021. – №. 6 (47). – С. 259-267. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/avtomatizatsiya-biznes-protsessov-v-proizvodstvennoy-kompanii-organizatsiya-dvizheniya-i-hraneniya-dokumentov-v-informatsionnom 

24. Михайленко В. Д. и др. Разработка мероприятий по улучшению функционирования испытательной лаборатории в ООО «ТОЦОТ»: выпускная бакалаврская работа по направлению подготовки: 27.03. 02-Управление качеством. – 2022. URL: https://vital.lib.tsu.ru/vital/access/services/Download/vital:17657/SOURCE01 

25. Морозов А. Л., Чесноков Н. Н. ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИТОГОВОЙ. АТТЕСТАЦИИ. URL: https://mgafk.ru/sveden/files/Programma_GIA_2023_MO.pdf 

26. Николаенко А. В. СОХРАННОСТЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ПОСТРОЕНИЕ АРХИВНЫХ СИСТЕМ // Форум молодых ученых. 2021. №11 (63). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sohrannost-elektronnyh-dokumentov-i-postroenie-arhivnyh-sistem 

27. Петрянин Д. Л., Горячев Н. В., Юрков Н. К. Анализ систем защиты информации в базах данных // Труды Международного симпозиума «Надежность и качество». – 2013. – Т. 1. – С. 115-122. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/analiz-sistem-zaschity-informatsii-v-bazah-dannyh 

28. Полякова М. Ф. и др. ОРГАНИЗАЦИЯ МОНИТОРИНГА ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ В РАМКАХ УТВЕРЖДЕННОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ЗАДАНИЯ НА ПРИМЕРЕФБУЗ" ЦЕНТР ГИГИЕНЫ И ЭПИДЕМИОЛОГИИ В ЛИПЕЦКОЙ ОБЛАСТИ" // Профилактическая и клиническая медицина. – 2015. – №. 1. – С. 36-40. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=24246629 

29. Пристансков Е. И. Некоторые вопросы контроля за деятельностью нотариусов: наиболее эффективная форма контроля и вопросы законности актов федеральной нотариальной палаты // Вопросы российской юстиции. – 2020. – №. 10. – С. 140-162. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/nekotorye-voprosy-kontrolya-za-deyatelnostyu-notariusov-naibolee-effektivnaya-forma-kontrolya-i-voprosy-zakonnosti-aktov-federalnoy 

30. Проскурина М. С., Калянов А. В. Совершенствование документационного обеспечения управления средствами информационных технологий // Электронное информационное пространство для науки, образования, культуры. – 2019. – С. 199-202. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=37414555 

31. Рожнева Ж. А., Осташова Е. А. Персональные архивные практики академического сообщества (кейс ТГУ) // Сибирские исторические исследования. – 2018. – №. 4. – С. 146-173. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/personalnye-arhivnye-praktiki-akademicheskogo-soobschestva-keys-tgu 

32. Ромашова О. В. Управление документами как вектор современной науки // Документ, источник, текст: горизонты современных исследований. – 2015. – С. 17-22. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=24394654 

33. Рябова Наталья Александровна Обеспечение сохранности электронных документов // ТРУДЫ СПБГИК. 2013. №. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/obespechenie-sohrannosti-elektronnyh-dokumentov 

34. САВИНА И. А., КАЗАНОК М. П. ОПТИМИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ПРИ ПОМОЩИ СОВРЕМЕННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ // ББК 60.524 C 568. – С. 684. URL: https://kubstu.ru/data/celist/CEM2332.pdf#page=684 

35. Сартакова Ю. И. Анализ деятельности службы питания и разработка рекомендаций по ее совершенствованию на примере гостиницы «Сибирь» : дис. – Сибирский федеральный университет, 2023. URL: https://elib.sfu-kras.ru/bitstream/handle/2311/150629/sartakova_yu.i._ztt18-06bgr.pdf?sequence=1 

36. Силантьев И. О., Аникин И. В. Выявление утечек конфиденциальной информации в информационных системах // Международный научно-исследовательский журнал. – 2023. – №. 7 (133). URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=54206431 

37. Сташкевич И. Р. Оптимизация процессов в профессиональной образовательной организации средствами бережливых технологий // Инновационное развитие профессионального образования. – 2022. – №. 1 (33). – С. 152-168. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/optimizatsiya-protsessov-v-professionalnoy-obrazovatelnoy-organizatsii-sredstvami-berezhlivyh-tehnologiy 

38. Степанов Е. А., Корнеев И. К. Информационная безопасность и защита информации // М.: ИНФРА-М. – 2001. URL: https://telecomlaw.ru/studyguides/Stepanov_ibzi.pdf 

39. Стибунова В. С. Продвижение фитнес-услуг на рынке города Красноярска через социальные сети: специфика коммуникации и аспекты эффективности : дис. – Сибирский федеральный университет, 2021. URL: https://elib.sfu-kras.ru/bitstream/handle/2311/143815/stibunova_s_titulnikom._pdf.pdf?sequence 

40. Стучилин И. А., Суворова Е. В. ОСОБЕННОСТИ РАЗРАБОТКИ СИСТЕМ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ // Новое поколение. – 2017. – №. 11. – С. 147-152. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=29233366 

41. Суровцева Н. Г. Хранение электронных документов: зарубежный опыт // Вестник культуры и искусств. – 2017. – №. 4 (52). – С. 17-23. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/hranenie-elektronnyh-dokumentov-zarubezhnyy-opyt 

42. Уварова Ю. С. Продвижение услуг учреждения дополнительного образования посредством взаимодействия с социальными партнерами : дис. – 2017. URL: http://elar.uspu.ru/handle/uspu/7020 

43. Уразбахтин Р. Р. АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА МОНИТОРИНГА ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧ В МРИ ФНС№ 40 // Фундаментальные и прикладные научные исследования: актуальные вопросы, достижения и инновации. – 2019. – С. 147-149. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=39148580 

44. Ушаков Е. В., Челяпов Е. В., Ушакова Л. Н. Создание базы данных для современной школы в Microsoft Access // Инновационная наука. – 2018. – №. 2. – С. 24-28. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/sozdanie-bazy-dannyh-dlya-sovremennoy-shkoly-v-microsoft-access 

45. Федорова А. Ю., Степичева О. А. Казначейский контроль: Проблемы и перспективы развития // Социально-экономические явления и процессы. – 2011. – №. 10. – С. 195-205. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/kaznacheyskiy-kontrol-problemy-i-perspektivy-razvitiya 

46. Филоненко О. Н. Совершенствование информационной системы обеспечения работы с клиентами (на примере" Ривьера") : дис. – Сибирский федеральный университет, 2016. URL: https://elib.sfu-kras.ru/bitstream/handle/2311/28284/filonenko_vkr_dlya_publikacii.pdf?sequence 

47. Хамлова А. А. Контроль за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности // Новая экономика, бизнес и общество: материалы Апрельской научно-практи-ческой конференции молодых учёных, Владивосток, 11 апреля–19 мая 2022 г./Дальневосточный федеральный университет, Школа экономики и менеджмента; отв. ред. – 2022. – С. 613. URL: https://elibrary.ru/download/elibrary_49565474_30777566.pdf#page=614 

48. Числин Ю. П. Уголовно-правовые меры защиты информации от неправомерного доступа : дис. – М. : [Ин-т междунар. права и экономики им. АС Грибоедова], 2004. URL: https://static.freereferats.ru/_avtoreferats/01003297645.pdf 

49. Шайдурова Н. В. Реинжиниринг инструментов маркетинга в сфере фитнес-услуг : дис. – Сибирский федеральный университет, 2017. URL: https://elib.sfu-kras.ru/bitstream/handle/2311/68080/shaydurova.pdf?sequence 

50. Шаров А. В. Об основных элементах административной реформы // Журнал российского права. – 2005. – №. 4 (100). – С. 19-28. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/ob-osnovnyh-elementah-administrativnoy-reformy 

51. Шевченко М. В., Новикова Н. А. Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов // Белгородский экономический вестник. – 2016. – №. 4. – С. 180-182. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=27671598 

52. Шин М. В. Разработка информационной системы спортклуба. – 2016. URL: https://earchive.tpu.ru/handle/11683/27558 

53. Якубова Л. А., Маликова А. Р. Электронный архив организации: проблемы и трудности хранения документов в электронной форме // Восемнадцатая всероссийская студенческая научно-практическая конференция Нижневартовского государственного университета. – 2016. – С. 456-459. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=26707615 

54. Яппаров Р. М. Некоторые проблемы защиты конфиденциальной информации в системах электронного документооборота // Вестник Уфимского юридического института МВД России. – 2019. – №. 1 (83). – С. 74-80. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/nekotorye-problemy-zaschity-konfidentsialnoy-informatsii-v-sistemah-elektronnogo-dokumentooborota