Архивы документов по личному составу: история создания и современное состояние

Введение

Вопросы учета документов Архивного фонда Российской Федерации имеют большое значение, чем и обусловлен выбор темы курсовой работы.

Данная тема актуальна, поскольку крайне важно учитывать исторические и культурные ценности для обеспечения их сохранности. Во-первых, архивариус должен знать доверенное ему документальное богатство в каждом конкретном случае. Во-вторых, обществу в целом необходимо знать, сколько ценных источников хранится в его архивах.

В XIX веке централизованного сбора документов в архивах не было. Вот печальные последствия: «Кроме подлога архивов, в нашей стране развивается еще одно зло: разграбление государственных архивов. В частных руках были собраны ценные коллекции старых рукописей, состоявшие из документов, похищенных из архивов государственных учреждений; одни из этих коллекций уходят за границу, другие погибают после смерти их владельцев. Третьи возвращаются в государственные учреждения, но за плату из государственной казны. Одна из этих коллекций древних рукописей, украденных из казенных и монастырских архивов, была выкуплена у казны за 100 000 рублей. Такому же разграблению подлежат и губернские архивы, из архивов уже отобраны самые старые и ценные. Во избежание хищнического разграбления документальных сокровищ нормативно-правовыми актами Российской Федерации предусмотрено обязательное хранение документов как в государственных, так и в негосударственных архивах. Например, в Федеральном законе «Об архивах Российской Федерации» Федерации» было установлено, что: «Все документы Архивного фонда Российской Федерации, независимо от места их хранения, подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливается Федеральной архивной службой России»; Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, вида носителя, технологии и способа фиксации информации подлежат обязательному государственному учету [1].

Современные правила бухгалтерского учета основаны на Положении о государственной регистрации документов Архивного фонда Российской Федерации, зарегистрированном Минюстом России 8 июля 1997 года. Постановлением установлены требования к порядку и срокам представления платежной информации в отношении организаций Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, физических и юридических лиц, сохраняющих документы Федерального архива Российской Федерации. Учет документов заключается в определении их количества и состава в указанных единицах учета и отражении этого количества и состава в учетных документах. На основе закрепления принадлежности каждой единицы хранения к определенному набору документов в документах бухгалтерского учета бухгалтерский учет обеспечивает организационный порядок и возможность адресного поиска документов, контроля наличия и состояния на основе единого методического обеспечения.

Изучая тему курсовой работы, мы использовали Положение о государственной регистрации документов ВС РФ, Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 13 октября 2004 г. Основные правила деятельности Государственного архива Российская Федерация. Статьи доцентов РГГУ Алексеевой Е.В., Афанасьевой Л.П., Буровой Е.М., Осичкиной Г.А., опубликованные в журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело» в рубрике «Архивное дело». На сайте «Архив России» размещена информация о разработке системы автоматизированного централизованного государственного учета документов.

Целью курсовой работы является исследование научных основ и этапов учета архивных документов и методов учета по автоматизированным технологиям.

Цель достигается путем решения следующих задач: освоить основные этапы, принципы и виды бухгалтерского учета, охарактеризовать централизованный и внутренний учет, рассмотреть автоматизированные технологии в области учета и обеспечения сохранности документов, изучить автоматизацию документооборота в 1990-е гг.

Объект исследования: учет документов в архивах.

Предмет курсового исследования: процесс разработки документооборота.

Введение……………………………………………………………………….3

Глава 1. Основные этапы, принципы и виды учета………………………...6

1.1. Централизованный и внутренний учет………………………………....6

1.2. Проверка наличия и состояния документов - важнейший этап учета документов…………………………………………………………………………..10

Глава 2. Автоматизированные технологии в области учета обеспечения сохранности документов……………………………………………………………15

2.1. Автоматизация учета документов в 1990-е годы………………………15

2.2. Автоматизированная система учета уникальных документов и обеспечения их сохранности……………………………………………………….22

Заключение…………………………………………………………………...25

Список использованной литературы……………………………………….28

Список использованных источников и литературы

1.     Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [Электронный ресурс]: с изменениями от 4 дек. 2006 г., 01 дек. 2007 г., 13 мая 2008 г.: принят Гос. Думой 01 окт.2004 г.; одобрен Советом Федерации 13 окт. 2004 г.- Режим доступа: http:// base.garant.ru/10108000.htm. – Загл. с экрана. (Или любой другой источник данного закона).

2.     ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]. – Введ. 1999 – 01 – 01 // Сборник основных российских стандартов по библиотечно – информационной деятельности / сост. Т. В. Захарчук, О. М. Зусьман. – СПб: Профессия, 2005. – С. 493 – 503. (Или любой другой источник данного ГОСТа)

3.     Алексеева, Е. В. Организация Архивного фонда Российской Федерации [Текст]: региональные архивы и муниципальные архивы / Е. В. Алексеева; РГГУ // Делопроизводство. – 2010. – №1. – С. 95 – 103.

4.     Андропова, И. Ю. Кадровое делопроизводство [Текст]: документация: учеб. пособие / И. Ю. Андропова, Н. Л. Андропова, Н. В. Макарова. – 2-е изд., стереотип. – М.: Академия, 2009. – 64 с. – (Непрерывное профессиональное образование).

5.     Архивный фонд [Текст] // Защита библиотечного фонда: учеб. пособие / Ю. Н. Столяров. – М.: ФАИР – ПРЕСС, 2006. – С. 125 – 127. – (Специальный издательский проект для библиотек).

6.     Басаков, М. И. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебник / М. И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 413 с. – (Среднее профессиональное образование).

7.     Басаков, М. И. Справочник секретаря-референта [Текст]: практ. пособие / М. И. Басаков. – Изд. 5-е, доп. и перераб. – Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 407 с. – (Справочник).

8.     Голиков, А. Г. Архивоведение отечественной истории [Текст]: учеб. пособие для студ. высш. учеб. заведений / А. Г. Голиков. – М.: Академия, 2008. – 176 с. – (Высшее профессиональное образование).

9.     Грефнер, Н. М. Исследования лаборатории – для оптимизации условий хранения документов [Текст] / Н. М. Грефнер, О. С. Фролова, В. И. Иванов // Отечеств. архивы. – 2010. - №4. – С. 134-135.

10.   Делопроизводство [Текст]: образцы, документы: организация и технология работы: более 120 документов / под ред. канд. экон. наук И. К. Корнеева, канд. экон. наук, проф. В. А. Кудряева. – М.: Проспект, 2003. – 448 с.

11.   Документационное обеспечение управления [Текст]: практикум по организации офиса: учеб. пособие / И. В. Мячина, А. Г. Колесник, Г. В. Ткачёва, С. В. Коровин, Л. В. Буракова. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 141 с.: ил. – (Профессиональное образование).

12.   Ефимова, С. А. Справочник современного секретаря [Текст] / С. А. Ефимова, А. П. Плотников, канд. эконом. наук. – М.: Дашков и К, 2009. – 320 с.

13.   Козлов, В. П. Документ и проблемы его сохранности [Текст] / В. П. Козлов, чл.-корр. РАН // Делопроизводство. – 2010. - № 2. – С. 22-28.

14.   Козлов, В. П. Спасение архивов после распада СССР [Текст] / В. П. Козлов, чл.-корр. РАН // Делопроизводство. – 2010. - № 3. – С. 9-14.

15.   Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство [Текст]: учебник для ВУЗов / И. Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, 2010. – 576 с. – (Основы наук). 

16.   Куняев, Н. Н. Документоведение [Текст]: учебник / Н. Н. Куняев, Д. Н. Уралов, А. Г. Фабричнов; под ред. проф. Н. Н. Куняева. – М.: Логос, 2008. – 352 с. – (Новая университетская библиотека).

17.   Ленкевич, Л. А. Делопроизводство [Текст]: учебник / Л. А. Ленкевич. – 3-е изд., перераб. – М.: Академия, 2009. – 256 с. – (Начальное профессиональное образование).

18.   Ленкевич, Л. А. Секретарь-референт [Текст]: делопроизводство: учеб. пособие / Л. А. Ленкевич. – М.: Академия, 2007. – 80 с. – (Непрерывное профессиональное образование).

19.   Михайлов, Ю. М. Секретарь руководителя [Текст]: универсальный справочник / Ю. М. Михайлов. – М.: Альфа-Пресс, 2010. – 576 с. 

20.   Пшенко, А. В. Секретарь-референт высокой квалификации [Текст]: документационное обеспечение управленческой деятельности: учеб. пособие / А. В. Пшенко, Е. А. Степанов. – М.: Академия, 2007. – 272 с. – (Повышенный уровень).

21. Рогожин, М. Ю. Деловые документы в примерах и образцах [Текст]: учеб.-практич. пособие / М. Ю. Рогожин. – М.: Проспект, 2009. – 432 с.

22.   Румынина, Л. А. Документационное обеспечение управления [Текст]: учебник / Л. А. Румынина. – 7-е изд., стереотип. – М.: Академия, 2009. – 224 с. – (Среднее профессиональное образование).

23.   Семенюк, А. А. Конгресс Международной ассоциации музыкальных библиотек, архивов и документационных центров [Текст]: Москва, 27 июня – 2 июля 2010 г. / А. А. Семенюк // Библиотековедение. – 2010. - №1. – С. 90 – 92.

25. Стенюков, М. В. Помощник руководителя [Текст]: секретарю-референту / М. В. Стенюков. – М.: А-Приор, 2007. – 282 с.

26.   Столяров, Ю. Н. Документный ресурс : учеб. пособие для высш. учеб. заведений / Ю. Н. Столяров. – М.: Либерея – Бибинформ, 2009. – 224 с.