Анализ обеспечения сохранности и проверка наличия архивных документов
С поступлением эпохи цифровой информации, деятельность связанная с хранением и обеспечением доступа к архивным документам приобретает особую актуальность. Архивные документы представляют собой уникальные источники информации, обеспечивающие сохранность истории, культуры, традиций и научного наследия общества. В то же время, они являются важным элементом организационной структуры, служа подтверждением легитимности действий и решений. Поэтому анализ обеспечения сохранности и проверки наличия архивных документов становится крайне важной и актуальной темой исследования.
Предметом данного исследования являются архивные документы и процессы обеспечения их сохранности и проверки наличия в архиве.
Объектом исследования является архив конкретной организации, которую будет определено в ходе работы.
Целью данной работы является анализ существующих подходов к обеспечению сохранности и проверке наличия архивных документов с целью выявления проблем и разработки рекомендаций по их решению.
В соответствии с поставленной целью, были определены следующие задачи исследования:
-изучение теоретических и нормативных основ обеспечения сохранности документов;
-анализ существующих подходов к проверке наличия документов в архиве;
-анализ сохранности документов на примере конкретной организации;
-разработка предложений по улучшению условий обеспечения сохранности и проверки наличия архивных документов.
Проведение такого анализа имеет важное практическое значение. Все большее количество организаций сталкивается с необходимостью обеспечения сохранности и доступа к архивным документам. Без эффективного управления этим процессом возникают значительные риски потери важной информации, что может привести к серьезным последствиям как для конкретной организации, так и для общества в целом.
Будут использованы следующие методы исследования: анализ научной литературы, нормативных документов, статистических данных, а также практического опыта обеспечения сохранности и проверки наличия документов в архиве. Кроме того, будет проведена работа по сбору и систематизации информации, ее анализу и интерпретации.
Ожидается, что результаты данного исследования помогут улучшить понимание вопроса обеспечения сохранности и проверки наличия архивных документов и способствуют развитию методов и технологий в этой области.
В ходе работы будет определен ряд критических факторов, влияющих на эффективность процесса обеспечения сохранности и проверки наличия архивных документов. На основании полученных данных будут разработаны рекомендации по улучшению текущей практики.
Данное исследование будет полезно как специалистам в области архивоведения и документоведения, так и руководителям организаций, ведущих работу с архивными документами. Это позволит внедрить эффективные механизмы для обеспечения сохранности и проверки наличия документов в архиве, что станет залогом успешного функционирования любой организации.
1. Теоретические и нормативные особенности сохранности документов. 5
1.1.Документация, регламентирующая деятельность архива организации. 5
1.2.Требования к зданиям и помещениям архива. 9
1.3.Особенности режима хранения документов архива в зависимости от вида носителя. 18
2. Анализ обеспечения сохранности и проверки наличия документов в архиве. 27
2.1.Проверка наличия документов в архиве: практический аспект. 27
2.2.Анализ сохранности документов в архиве на примере производственного предприятия – «Производство Plus». 41
2.3.Предложения по улучшению условий обеспечения сохранности и проверки наличия архивных документов. 51
Нормативно - правовые акты
1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ((с изменениями на 14 июля 2022 года))// https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/
2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31 марта 2015 года № 526// https://docs.cntd.ru/document/420266293
Специальная учебная литература
3. Басаков М. И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения). – М.: КноРус, 2020. – 216 с.
4. Бялт В. С. Документационное обеспечение управления. Юридическая техника. – М.: Юрайт, 2020. – 104 с.
5. Ватолина М.В. Анализ стандартов, регламентирующих оформление организационно-распорядительной документации / М.В. Ватолина, И.К. Логвинова // Наука и образование: хозяйство и экономика; предпринимательство; право и управление. – 2020. – № 5 (120). – С. 11–14. – Электронная копия доступна на сайте журнала. URL: https://journal-nio.com/images/2020/5-2020.pdf (дата обращения: 12.06.2023).
6. Вешкурова А. Б. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. – М.: Директ-Медиа, 2020. – 170 с.
7. Гущина И. А., Зайцева Н. А. Документационное обеспечение туристской деятельности. – М.: КноРус, 2018. – 240 с.
8. Документирование управленческой деятельности организации на основе ГОСТ Р 7.097-2016 / Можаева Т. П. и др. // Менеджмент в России и за рубежом. – 2019. – № 3. – С. 76-84. – Электронная копия доступна на сайте науч. электрон. б-ки eLibrary. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=39146900 (дата обращения: 07.06.2023). – Доступ после регистрации.
9. Доронина Л. А. Документационное обеспечение управления. – М.: Юрайт, 2020. – 234 с.
10. Доронина Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник и практикум для академического бакалавриата / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. – М.: Юрайт, 2018. – 233 с.
11. Доронина Л. А. Организация и технология документационного обеспечения управления. – М.: Юрайт, 2020. – 234 с.
12. Дрыгина Ю.А. Делопроизводство в управлении / Ю.А. Дрыгина, А.Р. Бабаян. – Ростов-на-Дону: Изд-во ЮРИУ РАНХиГС, 2018. – 257 с. – Библиогр.: с. 204-223.
13. Иванова А. Ю. Русский язык в деловой документации: учебник и практикум для вузов / А. Ю. Иванова. – М.: Юрайт, 2018. – 157 с.
14. Иритикова В. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 на оформление организационно-распорядительных документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2017. – № 6. – С. 12-19.
15. Казакевич Т. А. Документационное обеспечение управления. – М.: Юрайт, 2020. – 178 с.
16. Казакевич Т. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. – 2-е изд., испр. и доп. – М. : Юрайт, 2018. – 177 с.
17. Корнеев И. К. Документационное обеспечение управления. – М.: Юрайт, 2020. – 385 с.
18. Кугушева Т. В. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. – М.: Феникс, 2020. – 238 с.
19. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для СПО / И. Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, 2019. – 521 с.
20. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. – М.: Юрайт, 2020. – 463 с.
21. Кузнецов И. Н. Организация и технология документационного обеспечения управления. – М.: Юрайт, 2019. – 522 с.
22. Лаврентьева М. Г. Документационное обеспечение кадровой деятельности в сфере индустрии гостеприимства. – М.: Инфра-М, 2019. – 100 с.
23. Ларин М.В. Развитие государственного делопроизводства в Российской Федерации (1991-2018 гг.) // Документ. Архив. История. Современность : материалы VII Всерос. науч.-практ. конф. с междунар. участием, посвященной 80-летию Ист. факультета Уральского федер. ун-та, Екатеринбург, 16-18 ноября 2018 г. – Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 2018. – С. 83-97.
24. Ларин М.В. Развитие нормативной базы управления документами в России // Научный вестник Крыма. – 2022. – № 2 (37). – 5 с.
25. Мащенко, Н. Е. Архивоведение [Электронный ресурс]: учебное пособие / Н. Е. Мащенко; ГОУ ВПО «Донецкий национальный университет», Факультет математики и информационных технологий, Кафедра информационных систем управления. - Донецк: ДонНУ, 2019. – Электронные текстовые данные (1 файл).
26. Павлова О.И. Система организационно-распорядительной документации // Информационное общество – будущее человечества в III тысячелетии: сб. ст. Междунар. науч.-практ. конф. – Москва, 2018. – С. 252–256.
27. Рохин А.В. Новые требования к оформлению организационно-распорядительных документов // Вестник Факультета сервиса и рекламы Иркутского государственного университета. – 2018. – № 10. – С. 210-216.
28. Солодовников А.С. Выделение признаков для автоматической классификации организационно-распорядительных документов в системе электронного документооборота военного назначения / А.С. Солодовников, И.Д. Королев // Информационная безопасность – актуальная проблема современности. Совершенствование образовательных технологий подготовки специалистов в области информационной безопасности. – 2016. – № 1 (7). – С. 107-110.
29. Страхов О. А., Алексеева Т. В. Документационное обеспечение управления. Учебник. – М.: Рипол, 2020. – 132 с.
30. Чуковенков А.Ю. Требования к оформлению документов: комментарий к ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»/ А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. – Москва: Профессиональное изд-во, 2018. – 280 с.
31. Шувалова Н. Н. Документационное обеспечение управления. – М.: Юрайт, 2020. – 266 с.
32. Шувалова Н. Н. Организация и технология документационного обеспечения управления. – М.: Юрайт, 2020. – 266 с.
33. Янковая В.Ф. Система распорядительной документации. Виды и разновидности документов, включаемых в систему // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2019. – № 7. – С. 30-34.
