Формирование и подготовка дел к последующему хранению в архиве

Введение

Делопроизводство, как процесс, представляет собой полный цикл обработки и продвижения документации с момента ее создания (либо получения) до окончания исполнения и отправки.

Сама же система хранения информации начала формироваться параллельно с формированием системы официальной и деловой письменности.

С возникновением первых документов появилась и задача их сохранения. 16 июля 1712 года является особая дата в истории всего архивного дела, которая связанна с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в архива. В течении ХVIII – ХIХ веков количество исторических архивов увеличивалось, осуществлялся постоянный поиск оптимальной схемы их систематизации – архивы создавались, объединялись, переподчинялись, а также ликвидировались.

Сегодня практически ни одна технологическая функция управления, сопряженная с использованием данных, подготовкой и принятием решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов, а также их последующего хранения.

В повседневной деятельности руководителям организаций, их структурных подразделений, сотрудникам служб делопроизводства необходимо решать довольно большой комплекс вопросов, непосредственно связанных с разработкой и изданием документов, которые регламентируют управленческую и хозяйственную деятельность, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения документов, их последующей передачей в архив либо оформлением уничтожения.

Актуальность исследования заключается в том, что без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно–методической базы, справиться с потоком документов, а также осуществить при необходимости их оперативный поиск найти, реализовать контроль их исполнение и обеспечить сохранность не представляется возможным.

Цель исследования – изучение особенностей формирования и подготовки дел к последующему хранению в архиве.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач, а именно:

-         провести обзор особенностей делопроизводства и определение набора документов, содержащих сведения конфиденциального характера;

-         проанализировать нормативные документы и методологий в сфере подготовки документов, содержащих сведения конфиденциального характера с целью определения сроков архивного хранения и специальных условий для их хранения, в зависимости от вида документов и степени их конфиденциальности;

-         рассмотреть порядок формирования и приёма дел, содержащих сведения конфиденциального характера в архиве.

Объект исследования – документы, содержащие сведения конфиденциального характера.

Предмет исследования – формирование и подготовка документов, содержащих сведения конфиденциального характера к последующему хранению в архиве.

Методологическую основу исследования составляет диалектический метод научного познания. В работе использовались общенаучные методы познания, в частности, методы логического анализа, диалектической логики, системного анализа, обобщения и классификации.

Теоретическую базу исследования составили нормативно-правовые акты, а также труды ученых и теоретиков делопроизводства, чьи работы затрагивают исследуемый вопрос.

Структура работы включает в себя введение, три главы, заключение, а также список используемых источников.

Содержание

Введение. 3

Глава 1. Обзор особенностей делопроизводства и определение набора документов, содержащих сведения конфиденциального характера. 5

Глава 2. Анализ нормативных документов и методологий в сфере подготовке документов, содержащих сведения конфиденциального характера с целью определения сроков архивного хранения и специальных условий для их хранения, в зависимости от вида документов и степени их конфиденциальности. 12

Глава 3. Порядок формирования и приёма дел, содержащих сведения конфиденциального характера в архиве. 20

Заключение. 25

Список использованных источников. 27

Список использованных источников

1.      «Уголовный кодекс Российской Федерации» от 13.06.1996 № 63–ФЗ (ред. от 03.07.2018) / [Электронный ресурс] – режим доступа: http://www.co№sulta№t.ru/docume№t/co№s_doc_LAW_10699/ (дата обращения 16.07.2018)

2.      «Уголовно–процессуальный кодекс Российской Федерации» от 18.12.2001 № 174–ФЗ (ред. от 27.06.2018) / [Электронный ресурс] – режим доступа: http://www.co№sulta№t.ru/docume№t/co№s_doc_LAW_34481/ (дата обращения 16.07.2018)

3.      Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149–ФЗ (последняя редакция) / [Электронный ресурс] – режим доступа: http://www.co№sulta№t.ru/docume№t/co№s_doc_LAW_61798/ (дата обращения 16.07.2018)

4.      Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152–ФЗ (последняя редакция) / [Электронный ресурс] – режим доступа: http://www.co№sulta№t.ru/docume№t/co№s_doc_LAW_61801/ (дата обращения 16.07.2018)

5.      Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» от 15.11.1997 № 143–ФЗ (последняя редакция) / [Электронный ресурс] – режим доступа: http://www.co№sulta№t.ru/docume№t/co№s_doc_LAW_16758/ (дата обращения 16.07.2018)

6.      «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате» (утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462–1) (ред. от 23.05.2018) / [Электронный ресурс] – режим доступа: http://www.co№sulta№t.ru/docume№t/co№s_doc_LAW_1581/ (дата обращения 16.07.2018)

7.      Федеральный закон «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» от 21.11.2011 № 323–ФЗ (последняя редакция) / [Электронный ресурс] – режим доступа: http://www.co№sulta№t.ru/docume№t/co№s_doc_LAW_121895/ (дата обращения 16.07.2018)

8.      Федеральный закон «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» от 31.05.2002 № 63–ФЗ (последняя редакция) / [Электронный ресурс] – режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_36945/ (дата обращения 16.07.2018)

9.      Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 (ред. от 13.07.2015) «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» / [Электронный ресурс] – режим доступа: http://www.co№sulta№t.ru/docume№t/co№s_doc_LAW_13532/ (дата обращения 16.07.2018)

10. Бахарев, В.А. Корреспонденция и делопроизводство / В.А. Бахарев, Г.Н. Корякин. – М.: Экономика, 2017. – 207 c.

11. Богатая, И. Н. Делопроизводство и бухгалтерия / И.Н. Богатая, Л.Н. Кузнецова. – М.: Дело, 2016. – 360 c.

12.  Быкова, Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова. – М.: ИНФРА–М, 2013. – 364 c.