Анализ основных принципов обеспечения сохранности архивных документов

Документы являются информационной базой деятельности организации, так как в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Воздействие различных факторов на архивные документы со временем приводит к их разрушению.

Актуальность работы обусловлена тем, что во время хранения документов в архиве они подвергаются воздействию различных факторов, которые приводят к необратимому изменению свойств материала – старению, это приводит к массовому разрушению документов и требует обеспечения их безопасности и сохранности.

Основная цель хранения - снизить негативные факторы, влияющие на документы. В разных странах мира идет интенсивный поиск современных технологий, обеспечивающих безопасность бумажных документов.

В настоящее время большое количество документов, свидетельствующих о различной деятельности людей, передано на хранение во все архивы нашей страны. Продление срока службы документа - важная задача для архивистов. Различные нормативные и методические документы также говорят о важности этой проблемы.

Обеспечение сохранности документов - основная функция всех архивов. Это совокупность работ, одинаковых не только для государственных архивов, но и для ведомств. Создание благоприятных условий для защиты документов; выявление особо ценных и уникальных документов, создание по ним страхового фонда; размещение документов в пространстве и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; проверка наличия и состояния документов, их учет; обеспечение физической и химической сохранности документов - весь этот комплекс работ должен производиться в архивах для обеспечения сохранности документов.

Объектом исследования является обеспечение сохранности архивных документов.

Предметом исследования является принципы обеспечения сохранности документов архива.

Базой для исследования в данной работе послужили труды и работы авторов и нормативно-правовая база РФ в области архивоведения и делопроизводства.

Цель данной работы анализ основных принципов обеспечения сохранности архивных документов.

В соответствии с намеченной целью исследования поставлены следующие задачи:

- рассмотреть теоретические основы и особенности обеспечения сохранности документов в архиве;

- изучить нормативно-правовую базу регламентации обеспечения сохранности документов;

- провести анализ основных принципов обеспечения сохранности документов в архиве;

- рассмотреть направления по совершенствованию хранения архивных документов.

В результате исследований будут представлены и разработаны методы по совершенствованию обеспечения сохранности документов в архиве.

Структура работы обусловлена целями и задачами исследования. Курсовая работа объемом 25 страниц состоит из введения, двух разделов, заключения и списка использованных источников.

Для того что бы разработать направления по совершенствованию хранения документов в архивах, необходимо рассмотреть теоретические основы обеспечения сохранности документов в архиве и изучить нормативно-правовую базу по вопросу обеспечения сохранности документов.

Содержание

Введение. 3

Глава 1. Теоретические основы обеспечения сохранности архивных документов 5

1.1. Сущность и особенности обеспечения сохранности документов в архиве 5

1.2. Государственное регулирование по обеспечению сохранности архивных документов 8

Глава 2. Анализ и совершенствование принципов обеспечения сохранности документов в архиве. 12

2.1. Характеристика и анализ основных принципов обеспечения сохранности документов в архиве. 12

2.2. Современные проблемы и перспективы развития хранения архивных документов 16

Заключение. 20

Список использованных источников. 22

1.               Конституция Российской Федерации [Текст] от 12 декабря 1993 г.  (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.07.2020) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.consultant.ru. СПС Консультант Плюс. - Справочно-информационный ресурс (дата обращения 12.02.2021)

2.               Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) [Текст] от 30.11.1994 N 51-ФЗ [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.consultant.ru. СПС Консультант Плюс. - Справочно-информационный ресурс (дата обращения 12.02.2021)

3.               Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [Текст] от 27.07.2006 N 149-ФЗ (последняя редакция) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.consultant.ru. СПС Консультант Плюс. - Справочно-информационный ресурс (дата обращения 12.02.2021)

4.               Федеральный закон «О техническом регулировании» [Текст] от 27.12.2002 N 184-ФЗ (последняя редакция) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.consultant.ru. СПС Консультант Плюс. - Справочно-информационный ресурс (дата обращения 12.02.2021)

5.               Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. - 2013 - № 4. – 65 с.

6.               Архив - хранилище прошлого или современный социальный институт? Чиркова Марина Юрьевна [Электронный ресурс] URL // http://www.rusarchives.ru/evants/conferences/1991_2005_txt/chirkova.shtml (дата обращения 12.02.2021)

7.               Веригин И.С. Архивы в цифровую эпоху: ближе к людям, организациям и Интернету // Документация в информационном обществе: задачи архивоведения и документоведения в условиях цифровой экономики. - Москва, 2019. – 150 с.

8.               Копырина С.Н. История создания архивных сайтов России и тенденции развития сайтов федеральных архивов // Научный вестник Крыма. - 2017. - № 4 (9). – 63 с.

9.               Кошелева Е. А. Организация хранения архивных документов / Е. А. Кошелева // Справочник кадровика. - 2015. - № 2. – 200 с.

10.          Любин В.П. Веб-сайты Международного института социальной истории как образец представления работы архива и библиотеки в Интернете // Трансформации музеев-библиотек-архивов и информационное обеспечение исторической науки в информационном обществе: сб. ст. по материалам науч.-практ. семинара, ИНИОН РАН, 21 февр. 2017 г. / авт.-сост. Е.А. Воронцова ; отв. ред. И.В. Зайцев– Москва : ИНИОН РАН, 2017. – 230 с.

11.          Михайлова О.А. Удаленный доступ к документам дореволюционного периода государственного архива Иркутской области: востребованность и перспектива применения услуги // Историко-экономические исследования. - 2018. - Т. 19, № 3. – 640 с.

12.          Попов А.В. Архивы и библиотеки: общее и особенное в сохранении исторической памяти // Роль архивов в информационном обеспечении исторической науки. - М.: Издательство Этерна, 2017. – 300 с.

13.          Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе / В.Ф. Привалов. - М.: Методическое пособие, 2015. - 95 с.

14.          Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 2013. – 115 с.

15.          Цеменкова С. И. История архивов России с древнейших времен до начала XX века : [учеб. пособие] / С. И. Цеменкова; [науч. ред. Л. Н. Мазур]; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. – Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 2015. – 98 с.

16.          Шабанова Т.Ю. Роль главных хранителей фондов в организации работы по обеспечению сохранности документов / Т.Ю. Шабанова // Отечественные архивы. - 2013. - № 4. – 280 с.