Разработка простейшего приложения для информационной системы ВУЗа в среде Microsoft Access

Выполнена Лабораторная работа по предмету «Информатика»

Тема работы: разработка простейшего приложения для информационной системы ВУЗа в среде Microsoft Access

1. Откройте Microsoft Access и создайте новую базу данных

2. В режиме конструктора создайте следующие 4 таблицы.

- таблицу «ФАКУЛЬТЕТ» с атрибутами:

Код факультета (тип данных – счетчик);

Наименование факультета.

- таблицу «ГРУППА» с атрибутами:

Номер группы

Специальность

Факультет (тип данных – числовой, размер поля – длинное целое);

- таблицу «СТУДЕНТ» с атрибутами:

Номер зачетки;

Фамилия;

Имя;

Отчество;

Дата рождения (тип данных – дата и время);

Группа (тип данных должен соответствовать типу данных атрибута «Номер группы» в таблице «ГРУППА»);

- таблицу «ПРЕДМЕТ» с атрибутами:

Код предмета (тип данных – счетчик);

Наименование предмета;

- таблицу «ОБУЧЕНИЕ» с атрибутами:

Студент (тип данных должен соответствовать типу данных атрибута «Номер зачетки» в таблице «СТУДЕНТ»);

Предмет (тип данных – числовой, размер поля – длинное целое);

Оценка;

Дата сдачи (тип данных – дата и время);

При создании поля «Оценка» выберите тип данных «Мастер подстановок…» и укажите, что будет введен фиксированный список значений. Введите значения для столбца «Столбец1»: 5; 4; 3; 2; н/а.

При создании полей «Дата рождения» и «Дата сдачи» установите формат поля «Краткий формат даты», а затем выберите соответствующую маску ввода.

Для тех атрибутов, для которых не указан тип данных, задайте тип данных сами, исходя из той информации, которая должна храниться в данном поле.

В таблице ФАКУЛЬТЕТ задайте первичный ключ «Код факультета».

В таблице ГРУППА задайте первичный ключ «Номер группы», поля «Специальность» и «Факультет» установите как обязательные.

В таблице СТУДЕНТ задайте первичный ключ «Номер зачетки», поля «Фамилия», «Имя», «Дата рождения» и «Номер группы» установите как обязательные.

В таблице ПРЕДМЕТ задайте первичный ключ «Код предмета»

В таблице ОБУЧЕНИЕ задайте первичный составной ключ «Студент, Предмет»

Для создания первичного ключа необходимо в режиме конструктора таблицы выделить один или несколько атрибутов и нажать кнопку «Ключевое поле».

3. Откройте схему данных (на вкладке «Работа с базами данных»). Добавьте на схему данных все созданные таблицы и установите между ними связи, как представлено на рисунке:

При создании связей установите свойство «Обеспечение целостности данных» для всех связей, как показано на рисунке:

4. Снова откройте таблицу «Группа» в режиме конструктора и настройте подстановку для поля внешнего ключа «Факультет» следующим образом:

Для правильной настройки подстановки необходимо:

1) Задать тип элемента управления «Поле со списком»;

2) Задать тип источника строк «Таблица или запрос»;

3) В качестве источника строк необходимо выбрать ту таблицу, данные из которой необходимы для заполнения данного поля. Эта таблица находится на стороне «один» связи «один-ко-многим», связывающей исходную таблицу (для которой определяется подстановка) и таблицу – источник строк.

4) В качестве присоединенного столбца необходимо выбрать порядковый номер ключевого столбца в таблице – источнике строк.

5) Число столбцов необходимо задать таким образом, чтобы в него входил как столбец с первичным ключом таблицы-источника строк, так и все столбцы, которые необходимо отобразить в поле со списком пользователю системы. В данном случае число столбцов равно двум.

6) Ширина столбцов выбирается таким образом, чтобы скрыть не существенные для пользователя столбцы, установив их ширину в 0. В данном случае ширина 0см установлена для первого столбца таблицы «КАФЕДРА». Таким образом, в раскрывающемся списке пользователь будет видеть только наименования кафедр. Если бы наименование кафедры находилось в первом столбце, а код кафедры во втором, для того чтобы скрыть код кафедры, было бы необходимо установить ширину столбцов следующим образом: 3см; 0см

Настройте аналогичным образом подстановку для полей «Группа» в таблице «СТУДЕНТ», а также «Студент» и «Предмет» в таблице «ОБУЧЕНИЕ», правильно выбрав параметры подстановки.

5. Разработайте формы для таблиц «Факультет», «ГРУППА», «ПРЕДМЕТ», «СТУДЕНТ». Проще всего создать форму следующим образом. Выделите в инспекторе объектов слева таблицу, для которой необходимо создать форму. В пункте меню «Создание» нажмите на кнопку «Форма». Форма создастся автоматически. Можно также воспользоваться мастером создания форм или конструктором форм. В форме «Факультет» удалите подчиненную форму (с группами), поле с надписью «Код факультета», а также надпись для поля  «Наименование факультета» (только надпись, но не само поле). В свойствах формы установите режим по умолчанию «Ленточные формы», а высоту самой формы сделайте минимальной, немного превышающей высоту поля «Наименование факультета». Высоту самой формы сделайте достаточно большой, чтобы на ней помещалось несколько записей.

6. Если в форме «СТУДЕНТ» подчиненная форма не создалась автоматически, разработайте ее с помощью мастера на основе таблицы «ОБУЧЕНИЕ».

7. С помощью диспетчера кнопочных форм (вкладка «Работа с базой данных») разработайте главную кнопочную форму, которая должна открываться автоматически при открытии базы данных и содержать кнопки для открытия созданных ранее форм в режиме изменения. Для этого воспользуйтесь кнопкой «Изменить» на странице «Главная кнопочная форма (по умолчанию)», а затем кнопкой «Создать», выбрав соответствующую команду в раскрывающемся списке команд.

8. Заполните с помощью форм несколько записей в каждой таблице (в таблице «ФАКУЛЬТЕТ» – не менее 2-х записей, в таблице «ГРУППА» – не менее 3-х записей, в таблице «ПРЕДМЕТ» – не менее 4-х записей, в таблице студент – не менее 10 записей о студентах из 3-х групп). При заполнении одиночных форм перемещайтесь по записям с помощью навигатора в левой нижней части окна:

Здесь «1 из 2» означает номер текущей записи из общего количества записей. Следующий значок обозначает переход к следующей записи. Следующий значок обозначает переход к последней записи, и наконец, последний значок – создание новой записи.

9. Разработайте следующие отчеты с помощью «Мастера отчетов»:

a. По предметам, включив в него поле «Наименование предмета» из таблицы «ПРЕДМЕТ», поле «Оценка» из таблицы «ОБУЧЕНИЕ», поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Номер группы» из таблицы «СТУДЕНТ». Установите дополнительный уровень группировки по номеру группы, сортировку по фамилии и устраивающий вас макет отчета. 

b. По студентам, включив в него поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Номер группы» из таблиц «СТУДЕНТ», «Оценка», «Дата сдачи» из таблицы «ОБУЧЕНИЕ» и «Наименование предмета» из таблицы «ПРЕДМЕТ», установив в отчете группировку по номеру группы.

c. По группам, включив в него поля Номер группы», «Специальность» из таблицы «ГРУППЫ», а также «Номер зачетки», «Фамилия», «Имя», «Отчество», из таблиц «СТУДЕНТ». Измените в конструкторе макет отчета таким образом, чтобы информация помещалась и легко воспринималась на листе А4 портретной ориентации. Также измените группировку таким образом, чтобы итог по количеству студентов в каждой группе отображался в примечании группы.

10.Добавьте кнопку для открытия разработанных отчетов на соответствующие формы (в примечание формы).

11.Добавьте еще одну страницу для отчетов в кнопочную форму, разместив на ней кнопки для открытия созданных отчетов. На странице «Главная кнопочная форма» добавьте еще одну кнопку для открытия страницы отчетов. Измените надпись (в верхней части кнопочной формы) и рисунок (в левой части) на форме так, чтобы они соответствовали предметной области разработанного приложения.

12.Подготовьте приложение для коллективной работы. Сделайте копию базы данных (файл с расширением .accdb), назовите ее «название основного файла»_клиент.accdb. Откройте базу данных и удалите из нее все таблицы кроме «Switchboard Items». Откройте вкладку «Внешние данные», нажмите на кнопку «Access». В появившемся окне выберите основной файл базы данных, не забудьте установить опцию «Создать связанную таблицу для связи с источником данных». Установите связь со всеми таблицами источника данных (основной базы данных) кроме «Switchboard Items». Нажмите «ОК». Убедитесь, что все формы и отчеты работают.

Результатом работы являются файл базы данных и краткий отчет, в котором необходимо указать краткие характеристики информационной системы: размер файла базы данных, количество и наименования таблиц, форм, отчетов, общее количество записей в базе данных, а также. В отчет также необходимо включить скриншот окна Microsoft Access с главной кнопочной формой, а также первую страницу каждого разработанного отчета.