Организация работы с электронными документами и электронными архивами практическое занятие 4

Задание. Провести экспертизу ценности документов, представленных на бумажном носителе, в ходе которой провести отбор документов для выделения к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли. Для подготовки дела к передаче в архив, по типовой унифицированной форме (шаблону) сформировать в СЭД и оформить опись дел постоянного или долговременного срока хранения структурного подразделения, на передаваемое в архив дело. По типовой унифицированной форме (шаблону) сформировать в СЭД и оформить Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Провести описание архивных дел (документов). По типовой унифицированной форме (шаблону) сформировать в СЭД и оформить опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу.

 Алгоритм выполнения задания:

1. Подготовьте рабочее место для выполнения работы. Входим в ДЭМОверсию  1:С Документооборот 8 (3.0) (Материал сайта используется для студентов АНПОО «НСПК» в учебных целях.) Выбираем предприятие Меркурий Трейдинг. Заходим от имени директора предприятия. Пароль не требуется.

2. Проверьте скорость Интернет-подключения.

3. Изучите ситуацию:

Провести экспертизу ценности документов организации (Приложение 3), отобрать документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив на последующее хранение и документы, выделяемые к уничтожению, сроки хранения которых истекли. При проведении экспертизы ценности документов использовать Номенклатуру дел (Приложение 4).

4. Оформить на персональном компьютере дело постоянного или долговременного срока хранения (1 дело).

• обложку дела (Приложение 5);
• внутренние учетные документы дела: внутреннюю опись документов дела (Приложение 6), лист-заверитель дела (Приложение 7).

При составлении документов можно воспользоваться Приложением 8. Карточка предприятия и Приложением 11. Структура организации.

5. Сформировать дело, разместить внутренние учетные документы дела в нужной последовательности, прикрепить обложку дела.

6. Сохранить сформированное дело в формате pdf в папке на рабочем столе.

7. В соответствии с составом документов дела, для подготовки дела к передаче в архив, сформировать в СЭД (1С:Документооборот) и оформить опись дел структурного подразделения, документов постоянного или временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу (Приложение 9.Алгоритм создания описи дел).

8. Сформировать в СЭД (1С:Документооборот) и оформить Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (Приложение 10. Алгоритм создания акта об уничтожении дел).

9. В соответствии с составом документов дела провести описание архивных дел (документов). Сформировать в СЭД (1С:Документооборот) и оформить опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу. (Приложение 9).

10. Скачать, сформированные в СЭД (1С:Документооборот) документы (опись структурного подразделения, акт, опись) в формате pdf, и сохранить в папке на рабочем столе.

11. Подготовить к отправке файлы с названием:

Ваше ФИО_Дело

Ваше ФИО_ Опись дел структурного подразделения

Ваше ФИО_Акт

Ваше ФИО_Опись дел постоянного (врем., по личному составу) хранения

12. Сформировать электронный архив из файлов, поименованных в пункте 11.

13. Загрузить электронный архив для проверки