Обеспечение сохранности документов

Задание 1. На основании представленных данных заполните карточку постеллажного топографического указателя (образец находится в файле Word после задания, где титульный лист).

В МБУ «Архив города Н-ска» фонд № Р-321 расположен в корпусе № 3 на 2 этаже, в хранилище А (помещение № 2). Документы, включенные в опись № 2 дел по личному составу, размещены на стеллаже № 5, шкаф № 3, дела с № 1 по 240 расположены в 20 коробках, в коробку входит по 12 дел, на одной полке размещается 4 коробки.

Задание 2. На основании представленных данных заполните акт проверки наличия и состояния дел и документов (образец находится в файле Word после задания, где титульный лист).

В МБУ «Архив города Н-ска» на основании приказа директора П.П. Пионова от 15.10.2018 № 127 была проведена проверка наличия и состояния дел и документов описи № 2 дел по личному составу фонда № 1015 ПАО «Лютик».

Проверка была проведена с 22.10.2018 по 24.10.2018 главным хранителем Н.Н. Незабудкиной, специалистом отдела обеспечения сохранности В.В. Васильковой. Итоги проверки были согласованы с заведующей архивохранилищем Г.Г. Герберовой.

В ходе проверки было установлено, что:

всего по описи № 2 дел по личному составу числится 423 дела;

в ходе проверки не обнаружено 7 дел, 4 из них переданы во временное пользование, что подтверждается актами выдачи;

выявлено 2 дела, не учтенных в итоговой записи – 44а, 125а

выявлено, что в описи пропущено 3 номера – 4, 77 и 198, данные номера не перечислены, и не учтены в итоговой записи;

требуют дезинфекции 7 дел;

требуют дезинсекции 8 дел;

требуют реставрации 15 дел;

документы хранятся на металлическом стеллаже в архивных коробках. Температурно-влажностный режим не соблюдается. В помещении архивохранилища высокая влажность воздуха.

По окончании проверки 25.10.2018 был составлен акт проверки наличия и состояния дел и документов № 4.